Как в 1с сделать перенумерацию документов
Перейти к содержимому

Как в 1с сделать перенумерацию документов

  • автор:

Как в 1с сделать перенумерацию документов

Дата публикации 10.06.2020

Использован релиз 3.0.77

Исправить в программе «1С:Бухгалтерия 8» последовательность нумерации документов (ПКО, РКО и Счет-фактура) можно в отчете «Экспресс-проверка».

  • Раздел: ОтчетыЭкспресс-проверка (рис. 1).
  • В поле «Период» укажите период, за который проводится проверка.
  • Кнопка «Показать настройки». Снимите флажки со всех разделов, кроме разделов:
    • «Операции по кассе» — «Соблюдение нумерации ПКО» и «Соблюдение нумерации РКО»;
    • «Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость» — «Соблюдение нумерации счетов-фактур».
    • В поле «Начальный номер» программой установлен рекомендуемый начальный номер, с которого будет осуществлена перенумерация документов. При необходимости начальный номер можно изменить.
    • В табличной части формы «Перенумерация «Поступление наличных» проверьте корректность заполнения колонок. По кнопке «Открыть» можно посмотреть выбранный ПКО.
    • По кнопке «Продолжить» будет выполнена перенумерация и откроется форма, в которой можносравнить новые и старые номера документов (рис. 3).
    • Кнопка «Закрыть».

    После перенумерации возможно несовпадение номеров выданных первичных документов и документов, зарегистрированных в программе.

    Смотрите также

    Подпишитесь на новости

    Не пропускайте последние новости — подпишитесь
    на бесплатную рассылку сайта:

    • десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
    • рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
    • ваш e-mail не передается третьим лицам;

    Как перенумеровать документацию в 1С: Бухгалтерия 8.3? Инструкция

    Работая с конфигурациями 1С, можно столкнуться со случаями нарушения нумерации документации. Это может возникать из-за того, что нумерацию исправляли от руки, документы вводили задним числом, удаляли и прочее. При этом нарушается хронологический порядок указываемых номеров, чего иногда допускать нельзя. Прежде всего это имеет отношение к счетам-фактурам и кассовой документации. Всю документацию следует заносить с соблюдением хронологии, без пробелов и дублей номеров.

    Внутренняя обработка перенумерации документов в 1С

    В программе предусмотрена функция проверки перенумерации, однако она выполняется не для всей, а только для кассовой документации (кассовые ордера, счета-фактуры). В 1С: Бухгалтерия 3.0 это выполняется с использованием обработки оперативной проверки во вкладке «Отчеты-Анализ учета».

    Рис. Экспресс-проверка нумерации в 1С

    Нажатием на «Показать настройки» появляется возможность выбора разделов учета для проверки. В рассматриваемой ситуации надо выбрать – соблюдение нумерации ПКО либо РКО, во вкладке «Операции по кассе», «Соблюдение нумерации счетов-фактур» во вкладке «Ведение книги продаж по НДС». После выбора необходимых разделов жмем «Выполнить проверку».

    Рис. Экспресс-проверка ведения учета в 1С

    При наличии ошибок программный продукт отметит их в уведомлении. В рассматриваемой ситуации «Экспресс-проверка» нашла недочеты, имеющие отношение к нарушению нумерации кассовых ордеров.

    Рис. Соблюдение нумерации ПКО и РКО в 1С

    Во вкладке «Рекомендации» видно, что рекомендуется восстановить нумерацию в хронологическом порядке, а также там есть активная гиперссылка для автоматического перепроведения. Для устранения ошибок можно нажать на неё. Для информации так же выведен детальный отчет об ошибках:

    Рис. Ошибки нумерации в 1С

    При осуществлении перенумерации за заданный период возможно задание начального номера нумерации. При этом требуется установка начального номера, который соответствует номеру документа начала данного периода. Нажать на «Продолжить».

    Рис. После перенумерации возможно несовпадение номеров документов в 1С

    По завершении обработки конфигурация отобразит итоги перенумерации.

    Рис. Перенумерация «Поступление наличных» в 1С

    Внешняя обработка

    Иногда надо перенумеровать иные документы в программе, но если через экспресс-проверку по каким-либо причинам это сделать не получается, на помощь придет внешняя обработка с диска ИТС – «Универсальный отбор и обработка объектов». Кроме того, возможно ее скачивание с веб-ресурса 1С.

    Открытие внешней обработки осуществляется через раздел меню «Файл – Открыть».

    Рис. Внешняя обработка перенумерации документации в 1С

    В поле «Объект поиска» нужно выбрать вид документа, требующего перенумерации. Например, отметить документ «Авансовый отчет». Важно: возможно использование этой обработки по отношению и к документам, и к объектам справочников.

    Рис. Универсальный отбор и обработка объектов в 1С

    После выбора вида документа нажать «Найти ссылки», после чего будут выведены найденные данные.

    Рис. Универсальный подбор и обработка объектов. Авансовый отчет. Найти ссылки в 1С

    По кнопке «Настройки отбора» возможно задать условия для отбора документации. В рассматриваемом примере сделаем отбор по дате. В данном случае нужно выполнить обработку документации с начала этого года. После нажатия на «Добавить новый элемент» в поле отбора в имеющихся реквизитах необходимо найти объект «Дата» и определить условие. В рассматриваемой ситуации – это «Больше или равно». Задать дату – 1 января года. Нажать на «Применить», а затем на «Найти ссылки».

    Второй способ установить отбор – отметить галочками необходимые элементы:

    Рис. Добавить новый элемент. Найти ссылки в 1С

    Запустить «Обработки» перенумерации объектов

    Рис. Перенумерация объектов в 1С

    В перечне обработок двойным кликом запустить обработку «Перенумерация документов» и, если нужно, задать добавочные параметры. Тут возможна установка префикса к номеру документа, его замена, добавление и прочее. Типовая настройка – обозначение начального номера. Нажать «Выполнить». После выполнения обработки выйдет сообщение с информацией о завершении:

    «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): Как выполнить перенумерацию документов (+ видео)?

    Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.44.204.

    Перенумерация документов не обусловлена никакими требованиями законодательства, однако, учитывая устоявшуюся практику, в программе можно перенумеровать:

    • кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордеры);

    Проверка последовательности нумерации и автоматическая перенумерация выполняется с помощью обработки Экспресс-проверка ведения учета, доступ к которой осуществляется из раздела Операции по гиперссылке Экспресс-проверка.

    Экспресс-проверка представляет собой набор проверок, сгруппированных по разделам учета:

    Положения учетной политики;

    Анализ состояния бухгалтерского учета;

    Операции по кассе;

    Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость;

    Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость.

    • Соблюдение нумерации счетов-фактур выполняется в разделе Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость;
    • Соблюдение нумерации ПКО и Соблюдение нумерации РКО — в разделе Операции по кассе.

    Состав проверок можно настроить, установив соответствующие флаги в форме настроек (кнопка Показать настройки).

    В результате выполнения обработки формируется отчет, где отражается информация по каждой проверке:

    • что именно проверяет текущая проверка;

    • были ли в ходе проверки обнаружены ошибки;

    • возможные причины ошибок;

    • рекомендации по устранению ошибок.

    Если экспресс-проверкой обнаружено нарушение последовательности нумерации выставленных счетов-фактур и кассовых документов, то восстановить нумерацию в хронологическом порядке можно обработкой Автоматическая перенумерация докуметов, доступ к которой осуществляется по одноименной гиперссылке непосредственно из отчета. При этом необходимо иметь в виду, что после перенумерации возможно несовпадение выданных первичных документов и документов, зарегистрированных в программе.

    Обратите внимание, что указанные рекомендации приведены для бумажного документооборота.

    Перенумерация документов в 1С 8.3 Бухгалтерия

    Анна Викулина

    При работе с программой 1С можно столкнуться с ситуацией, когда нарушается нумерация документов. Это может быть и следствием ручного исправления нумерации, и занесения документов задним числом, удаления и другие ситуации. В таких случаях нарушается хронология вводимых номеров, что в некоторых случаях недопустимо. Особенно это касается счетов-фактур и кассовых документов. Все документы должны заноситься в хронологически, без пропусков и дублирования номеров.

    В 1С имеется встроенная проверка перенумерации, но она проводится не для всех, а лишь для кассовых документов (кассовые ордера, а также счета-фактуры). Рассмотрим на примере 1С:Бухгалтерия 3.0, как это происходит через обработку экспресс-проверки в меню «Отчеты-Анализ учета».

    Обработка экспресс-проверки

    Здесь, нажав кнопку «Показать настройки», можно выбрать разделы учета для проверки. В нашем примере мы выбираем – соблюдение нумерации ПКО или РКО, в разделе «Операции по кассе», а также – «Соблюдение нумерации счетов-фактур» в разделе «Ведение книги продаж по НДС». Выбрав нужные разделы, нажимаем кнопку «Выполнить проверку».

    Выполнить проверку

    В случае обнаружения ошибок, система укажет на них в сообщении. В нашем примере «Экспресс-проверка» обнаружила ошибки, связанные с нарушением нумерации кассовых приходников.

    «Экспресс-проверка» обнаружила ошибки

    В разделе «Рекомендации» мы видим, что совет о хронологической простановке номеров и активную гиперссылку для автоматизации процесса. Нажмем ее. В открывшемся окне мы видим список наших документов. Мы можем задать начальный номер нумерации, когда мы осуществляем перенумерацию за какой-то определенный период, например, со второго квартала. В этом случае нам нужно установить начальный номер, соответствующий номеру документа начала этого периода. Нажимаем кнопку «Продолжить».

    Нажимаем кнопку «Продолжить»

    По окончании обработки программа покажет результат перенумерации. В нашем примере было исправлено два номера документа.

    Было исправлено два номера документа

    Внешняя обработка

    Бывает нужно перенумеровать другие документы в программе, а конфигурацией этого не предусмотрено. Тогда можно воспользоваться внешней обработкой с диска ИТС – «Универсальный отбор и обработка объектов». Ее также можно скачать с сайта 1С.

    Открывается внешняя обработка через пункт меню «Файл – Открыть».

    Внешняя обработка

    Рассмотрим принцип ее работы. В поле «Объект поиска» выбираем вид документа, который нам нужно перенумеровать. Для примера выберем документ «Авансовый отчет». Обращаем внимание, что данную обработку можно использовать применительно не только к документам, но и к элементам справочников.

    Авансовый отчет

    Выбрав вид документа, нажимаем кнопку «Найти ссылки», и программа автоматически отображает нам наши документы.

    Программа автоматически отображает нам наши документы

    Нажав кнопку «Настройки отбора», мы можем задать условие для отбора документов. В нашем случае на, скорее всего, будет интересовать дата. Т.е. мы хотим обработать документы с начала текущего года. Нажав кнопку «Добавить новый элемент» в поле отбора, в предложенных реквизитах внимательно ищем объект «Дата», и устанавливаем условие. В нашем примере – «Больше или равно», и указываем дату – 01.01.2018 год. Нажимаем «Применить». После чего снова нажимаем кнопку «Найти ссылки». Наш список обновлен.

    Наш список обновлен

    Заходим на «Обработки».

    Заходим на «Обработки»

    В списке обработок двойным щелчком открываем обработку «Перенумерация документов» и при необходимости настраиваем дополнительные параметры. Здесь мы можем установить префикс к номеру документа, заменить его, добавить и т.п. Стандартная настройка – это указание начального номера. Жмем «Выполнить».

    Новая настройка

    Немного ждем и готово! Перенумерация выполнена.

    Перенумерация выполнена

    Мы увидели, как с помощью данной обработки можно перенумеровать любой объект в программе 1С:Предприятие 8.3.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *