Что лучше битрикс планфикс программа
Перейти к содержимому

Что лучше битрикс планфикс программа

  • автор:

ПланФикс

  • Трело-ло или коротко о том, как в ПланФиксе работу начать
  • О чем бы вы спросили ИИ в ПланФиксе?
  • Итоги: декабрь 2023 и январь 2024
  • Как за два месяца SalesAI увеличили продажи в сети отелей на 15%
  • Пригласи друга в ПланФикс
  • Гибкая система для креативного бизнеса: как ПланФикс используют в агентстве Multiways
  • Вдохновленные фантазией: знаки 2024
  • Бухгалтерия 2.0: Как компания «Дебет.Кредит» улучшила свой бизнес с помощью ПланФикса
  • Новинки в отчётах: упрощён экспорт документов для бухгалтерии
  • Как это работает: получаем заказы из OZON в ПланФикс

От первого лица: Выбор и использование системы управления проектами

  • Кейсы, Рассказ от первого лица
  • Asana, Megaplan, Worksection, аналитика, Асана, Ворксекшн, выбор системы, кейс, Мегаплан, минусы, отчеты, Планировщик, ПланФикс, плюсы, пример использования, учет рабочего времени
  • 17 комментариев

Владислав Иващенко, Технический директор агентства поискового маркетинга ivaschenko * nizamov

Меня зовут Владислав. Пост мы писали с Октавианом. В данный момент мы работаем вместе над построением агентства поискового маркетинга ivaschenko * nizamov, поэтому тема таск-менеджмена актуальна для нас как никогда, и свои шишки мы успели набить.

Постараемся рассказать о выборе, плюсах/минусах, практиках использования систем управления проектами, и, в частности, подробно про наш опыт работы с ПланФиксом и, может быть, каких-то своих небольших лайфхаках.

Лично моё знакомство с ПланФиксом началось, если не ошибаюсь, ещё в 2011 году.

Дальше – много букв про то, как мы не отказались от ПланФикса за 4 года.

Тогда ещё я работал на фрилансе и искал систему управления задачами, которая бы мне подошла. Перепробовал много всего, но в итоге остановился на ПланФиксе: функционала на то время хватало, дизайн устраивал, а, главное, ПланФикс был бесплатным.

Прошло время и в 2013 году мы с партнёром открывали наше агентство. Естественно, что практики управления проектами плавно перетекли и в нашу совместную компанию. И вот с этого момента мы начали действительно активно пользоваться системой, а ПланФикс прошёл настоящую проверку на прочность: стал использоваться не как записная книжка фрилансера, а как полноценная система управления проектами и задачами.

Несмотря на то, что ПланФикс мы использовали, что называется, по-умолчанию, время от времени мы открывали для себя аналоги и тестировали то, что появлялось в нашем поле зрения. (Надо понимать, что тогда перечисленные ниже решения обладали немного иным функционалом, чем, вероятно, сейчас. Поэтому некоторые моменты могут оказаться не на 100% актуальными.)

  • Во-первых, мы рассматривали только SaaS решения. Желание разбираться с установкой/настройкой Редмайна или MS Project совершенно не было. Хотя тыкали мы, конечно, и Редмайн, и решения от Майкрософта, но это уже немного другая история.
  • Во-вторых, мы тестировали продукты в разное время при наличии на то ресурсов, т.е. это не было системным сравнением. Все выводы сугубо субъективные

Что мы пробовали и по каким причинам оно нам не подошло:

Asana

  1. Довольно быстрый старт благодаря простоте и более или менее интуитивному интерфейсу.
  2. Неплохое мобильное приложение под iOS. Ввиду простоты сервиса, мобильная версия почти не уступает десктопу в функционале и удобстве.
  3. Есть бесплатная версия, которой может хватить на небольшую организацию. Нам на первых порах вполне хватило бы.
  4. Продуманная система горячих клавиш на клавиатуре. Не считая того, что не всегда они типичны и привычны, почти все действия можно делать без участия мыши — что вполне себе доставляло.
  1. Полная свобода действий юзера. Исполнитель, например, может свободно двигать сроки по своим задачам, редактировать суть задач, удалять их. Без какого-либо участия постановщика.
  2. Самое ужасное – всё происходит почти бесследно. То есть, в большинстве случаев всем заинтересованным будет выслан мэйл (убивая ящик каждым таким движением), но, бывает, что почта не доходит, или ты ее пропустишь: в задаче история хранится очень неполная. Кстати, 26 января Asana анонсировали нечто вроде хроники в ПФ.
  3. Отсутствие сводных аналитических отчётов: сколько у кого просрочек, сколько времени принимается задача. Нам банально не удалось разобраться как узнать сколько вообще в системе активных задач. Полностью “обезоруживает” в некоторых случаях.
  1. Очень хитрая сортировка проектов в ленте слева. Так и не разобрались с ней. Таких непонятных “переоптимизированных” решений в Асане целый ряд, хотя и ко всем им, полагаю, можно привыкнуть, если пользоваться постоянно.
  2. В момент тестирования не было приложения под Андроид. Сейчас уже вроде сделали.
  3. За время тестирования/использования создалось ощущение, что проект не развивается: очень редко появляются новые фичи.

Подводя итог:
Asana – продвинутая записная книжка онлайн, заточенная на ведение списка дел.

Мегаплан

Изначально мы рассматривали Мегаплан как CRM-систему. К сожалению, знакомство быстро не задалось ввиду глючности и “дубовости”: система полностью заточена под определённую модель продаж, а понять как это исправить быстро не вышло; тестирование было заброшено.

Сейчас уже понимаем, что “дубовость” сохраняется и в управлении проектами.

Ворксекшн

Ворксекшн уже ближе к универсальному решению по управлению проектами, но всё же есть вещи, которые смущают сразу:

  1. Визивиг-редактор из прошлого. Попробуйте добавить в комментарий к задаче таблицу: у вас это не выйдет. А картинка прилепится только файлом, т.е. не будет отображаться в рамках самого комментария.
  2. Нет логики в работе подзадач. Например, в задаче с дедлайном сегодня можно спокойно создать подзадачу с дедлайном завтра.
  3. Нет детализации потраченного по задаче времени. (Сейчас, к слову, детализация всё же появилась: время группируется на одного сотрудника за день.)

Из плюсов хотелось бы удостоить внимания действительно удобный “таймер”.

Подводя итог: Хорошая развивающаяся система, но пока явно слабее.

Чем ещё мы пользовались:

  • Битрикс-24
  • Basecamp
  • qTrack

В итоге, на дворе 2015-ый и мы до сих пор плотно сидим на ПланФиксе.

Плюсы, которые мы видим в ПланФиксе

  • Невозможно сделать вид, что ты не в курсе сроков задачи. Ведь не забыть про задачу помогут:
    • Сводка
    • Хроника
    • Уведомления на e-mail (если они не отключены).
    • Действительно ничего нельзя сделать бесследно. Это касается не только сроков, но и описания задач, комментариев, чек-листов и т.д. и т.п. Даже администратор аккаунта не может “химичить” без следов. При должном подходе становится возможным получить состояние постоянного оперативного понимания сроков по всем задачам всех сотрудников компании.
    • Нам очень нравится система вложенностей и зависимостей задач. Достаточно один раз структурировать и зафиксировать бизнес-процесс (разложить на подзадачи, расставить ответственных), а затем его можно “запускать” одним кликом. Руководитель же вспоминает о запущенном процессе лишь когда задачи выполняются, либо когда кто-то из исполнитель запрашивает участие постановщика.

    Микро-кейс 1: Типовой проект

    При запуске нового проекта в работу менеджер проекта заводит его в ПланФиксе и ставит шаблонную задачу “Составить план проекта” техническому руководителю.

    Поставленная задача выглядит как шпаргалка-инструкция:

    Задача в ПланФиксе

    Затем уже технический руководитель проекта создаёт по шаблону план ближайших работ (на старте он типичен для любого из проектов). И за 5-10 минут мы получаем список всех работ на месяц:

    Список задач проекта в ПланФиксе

    При этом все задачи связаны между собой. Если вдруг в какой-то момент затянется согласование с клиентом – то подвинутся и сроки работ у технического отдела. При этом, установлен и общий дедлайн (он с запасом в несколько дней на “подвижки”), о смещении которого будет обязательно уведомлен руководитель проекта. В этом помогает соответствующая галочка:

    Подписка на уведомления по задаче ПланФикса

    • Разумный компромисс гибкости и сложности.
      ПланФикс действительно кастомизируется под множество разных задач, но при этом не требует участие программиста.

    Микро-кейс 2: Получение лидов в ПланФикс с сайта

    Email-адрес проекта в ПланФиксе

    Обычно первый контакт с клиентом у нас возникает в момент заполнения им заявки на поисковый аудит на нашем сайте. В данной ситуации важно проявить реакцию как можно быстрее.Мы создали специальный проект в ПланФиксе, куда складываем все лиды.
    После заполнения клиентом заявки на сайте скрипт отправляет письмо со всеми данными заявки на электронный ящик проекта:Далее работает шаблон по-умолчанию для этого проекта:
    а) Исполнитель: группа “Отдел продаж”.
    б) Первый принявший – исполнитель, остальные отключаются.
    в) Для задач указаны кастомные статусы: “Заведена в CRM”, “Дубликат” и “Спам”.В небольшом коллективе отдела продаж, особенно с условиями разнородной нагрузки, ребята сами оперативно решают кто какую заявку возьмёт.

    Микро-кейс 3: Автонапоминание для всех задач
    В системе присутствуют шаблоны задач. И есть стандартный шаблон, который используется при добавлении любой новой задачи, если для неё не задан иной шаблон. Поскольку задачи часто ставятся наперёд, мы добавили в стандартный шаблон напоминание за 10 минут до старта задачи. Таким образом, исполнитель всегда увидит задачу, которую он должен сегодня начать, у себя в хронике с напоминанием.

    Фундаментальный раздел, сильно помогающий во многих нюансах. Мы не используем его как календарь, но используем в качестве:

    • Кастомной сводки по своим и чужим задачам: какие сегодня должны быть завершены, какие начаты и т.д.
    • Scrum-доски для отдела разработки. И это работает не хуже аналогов, при этом с учётом всего остального обильного функционала ПланФикса.
    • Работа с почтой и, особенно, раздел “Хроника”.

    Раньше нам нравилось то, что оперативно отслеживать состояние дел можно из рабочей почты, куда летят уведомления из ПланФикса.

    События в Хронике ПланФикса

    Сейчас мы осознали насколько крут раздел “Хроника” для оперативной работы и почти у всех сотрудников уведомления на почту отключены.

    Аналитики позволяют отслеживать любые интересные параметры.
    Отчёты позволяют их быстро обрабатывать и считать. Руководитель на их основе может принимать обоснованные решения.

    Микро-кейс 4: Учет времени работы по задачам и проектам

    Кейс не нов, это стандартный функционал, о котором говорят сами разработчики: фиксирование времени работы над задачами. Каждый сотрудник техотдела обязательно фиксирует потраченное над решением конкретной задачи время. В итоге:
    а) Можно понять какой сотрудник чем занимался в течение дня/недели/месяца:Работы за неделю в Планировщике ПланФиксаб) Каждую неделю на совещании технического отдела по проектам мы имеем сводку о потраченном на каждый проект за неделю времени:Отчет по временным затратам на проекты в ПланФиксев) Можно строить аналитики вида:
    – проект
    – выручка
    – потраченное время
    – потраченное время в денежном эквиваленте
    – прямые расходы
    – прибыль
    – рентабельность
    – и т.д.

    • Постоянное развитие, саппорт, идеология. Пункт лично от меня.

    Во-первых, поддержка не в пример большинству российских компаний. Крайне удобно ставить задачу саппорту прямо у себя в аккаунте. У нас отдельный проект под это дело выделен.
    Во-вторых, ПланФикс не стоит на месте. Никогда. За последние несколько лет развивается и развивается.
    В-третьих, у разработчиков есть идеология, которой они следуют. И главный идеолог – разработчик, а не продажник или маркетолог. Это круто, на самом деле.

    Кроме того, важная составляющая нашей любви к ПланФиксу – идеологическая поддержка в виде блога. Кейсы, разъяснение политики партии – удобно и приятно.

    На моей памяти ПланФикс ни разу не падал.

    Были профилактические работы, апдейты и т.д., но это бывает редко (да и обычно в нерабочее время) и об этом заранее предупреждается.

    Права доступа к задачам просты и понятны. 4 основные роли, которые нужно понять: аудитор, постановщик, исполнитель и участник.
    Хотите дать доступ к задаче клиенту? Подключить его e-mail в качестве участника.

    Хотите дать доступ клиенту ко всему проекту? Установите его участником по-умолчанию.
    Если к какой-то задаче вы всё же не хотите давать доступ – уберите из участников и клиент её не увидит. А можете скрыть какой-то конкретный комментарий, например.

    Продуманно, просто, удобно.

    Вот эту штуку, на наш взгляд, нужно выносить в УТП.
    Можно анализировать и строить отчёты буквально по всем данным из вашего аккаунта. Используете статусы, кастомные поля, аналитики? Не проблема.

    Из самого простого: за 5 секунд строится отчёт о принятых в работу лидах отдела продаж (см. микро-кейс 2) с разбивкой по менеджерам.

    Самодельный отчет по лидам в ПланФиксе

    Но и про минусы хотелось бы сказать

    • Вопреки ориентации на культуру сроков, в системе слабый мониторинг и анализ нарушений сроков. Нельзя стандартными методами получить сводку обо всех просрочках за период, нельзя даже подписаться на уведомления о просрочках по всей системе.

    Мы придерживаемся политики неотвратимости наказания за просроченные задачи, и в какой-то момент нам пришлось ломать голову как решить этот минус собственными костылями.

    Костыли мы таки придумали:
    Мы завели отдельного сотрудника: Аудитор просрочек.
    Он подписан аудитором на все проекты. И в каждом включены уведомления обо всех событиях по задачам проекта.Также для этого сотрудника включены уведомления на почту, а на почте настроен фильтр, который находит уведомления о просрочках и пересылает их на нужный ящик.
    Затем уже раз в месяц руководитель проходит по всем таким уведомлениям и руками проставляет аналитики штрафов.

    • Начальная стадия развития интерфейсов для мобильных устройств.
      С айпада более или менее удобно пользоваться полной версией ПланФикса, но есть нюансы: глючит клавиатура при добавлении действия, маленькие ссылки в интерфейсе и т.д.
      С телефоном лучше: всё-таки есть и активно развивается мобильная версия. Но пока её функционал достаточно скуден, хотя уже и охватывает большинство необходимых обычно с телефона действий: сводка, комментарии, сроки, напоминашки.
    • Довольно медленный интерфейс.Вероятно это оборотная сторона удобства. Но на 3G с iPad’а это, бывает, напрягает.
    • Не до конца продуманна система зависимостей.
      Сами по себе зависимости сильно упрощают жизнь, о чём упоминалось в плюсах системы.
      Однако:
      – Было бы отлично устанавливать зависимость при создании задачи. Сейчас приходится создать задачу, открыть её, нажать на вкладку связей и только потом связь можно установить.
      – Не видны обратные зависимости. Видно от каких задач зависит открытая задача, но не видно какие задачи зависят от неё. Иногда это приводит к неожиданным эффектам при редактирования сроков задачи, меняя за собой сроки целой кучи задач, про которые заранее узнать довольно непросто.
    • Плохая логика работы с рабочими/нерабочими днями. Сейчас в системе любой будний день – рабочий, любая суббота и воскресенье – нерабочий день. Будь до 1 января, 8 марта или 9 мая. И нет никакой возможности настроить в аккаунте индивидуальные выходные.

    Плюс достаточно нечёткое разделение этих понятий, и, как следствие, частая путаница. Например, в длительности задачи имеются в виду рабочие дни, в зависимостях тоже, а при создании шаблона “раз в месяц” – календарные (хотя прямо об этом нигде не говорится).

    Я уже где-то читал, что работа над логикой разделения рабочих/календарных дней уже запланирована. И мы очень ждём и ратуем за эту задачу.

    Подводя итог

    Имея значительный опыт работы с ПланФиксом, я могу крайне рекомендовать его всем командам с проектной деятельностью команды.

    А команде ПланФикса пожелать и дальше развиваться в выбранном направлении, между развитием продаж и продукта выбирать последнее. Ну и захвата рынка, конечно.

    ПланФикс

    ПланФикс

    Гибко настраиваемый облачный сервис по организации и управлению совместной работы людей, который как трансформер, подстраивается под бизнес-процессы компании и помогает ими управлять. Может заменить сразу несколько программ для ежедневной работы. Применим в различных сферах деятельности: можно управлять сложным процессом продаж, контролировать загрузку производственных линий, вести большие и долгосрочные проекты. Легко масштабируется.
    Отзывов: 4

    Альтернативы и релевантные продукты

    Пользователи, которые интересовались ПланФикс, потом также просматривали:

    Онлайн-сервис учета доходов, расходов и прибыли бизнеса

    Экосистема сервисов для бизнеса: учет, управление и коммуникации

    Социальный интранет. Содержит микроблоги, задачи, файлохранилище (с контролем версий), календарь,

    Видеообзор ПланФикс
    Новости и обзоры ПланФикс

    15.02.24. «Подзадачи для каждого исполнителя» в ПланФиксе помогут быстро распределять типовые задания

    Опция «Подзадача для каждого исполнителя» в системе управления компанией ПланФикс сэкономит руководителю время при подготовке типовых поручений для разных сотрудников. Настройка активируется для каждой задачи индивидуально. Опцию можно использовать, чтобы быстро ставить целым отделам однотипные задачи, которые каждый сотрудник должен выполнить самостоятельно: ознакомиться с новыми регламентами, подготовить отчёт, принести в бухгалтерию документы и т. д. Контроль за выполнением поручений можно вести через чек-лист в родительской задаче. В результате руководитель избавляется от рутины и может посвятить своё время более важным направлениям работы.

    2024. ПланФикс предоставит бонусы за привлечение новых пользователей

    Система управления компанией ПланФикс запустила новую клиентскую акцию — «Пригласи друга». Бонусы предусмотрены как для новых клиентов, так и для пользователей ПланФикса, пригласивших новичков при помощи уникальной реферальной ссылки. В случае, если перешедший по такой ссылке новый пользователь оплатит подписку сразу на год, он получит два дополнительных бесплатных месяца работы в ПланФиксе. А тому, кто его пригласил, автоматически продлят подписку на равноценную бонуса друга сумму — 15% от его оплаты.

    2024. GigaChat от Сбера теперь можно интегрировать в ПланФикс

    В систему управления компанией ПланФикс можно интегрировать новую нейросеть от Сбера — GigaChat. AI понимает запросы на русском и английском языках, способен генерировать и обрабатывать текст, создавать изображения и программный код. Интеграцию ПланФикса с GigaChat можно использовать для настройки быстрых ответов, обработки запросов клиентов, подготовки контента и решения других задач, с которыми способны справляться текстовые нейросети. Для быстрого интегрирования AI в ПланФикс разработчики подготовили отдельную конфигурацию. Она позволяет задать специальные метки для автоотправки запросов к нейросети. Конфигурация доступна на официальном маркетплейсе ПланФикса.

    2024. Кнопки Планфикса позволят автоматизировать рутинные операции

    Выполнение рутинных операций можно автоматизировать при помощи кнопок в системе управления компанией ПланФикс. Они используются для быстрой генерации документов, отправки HTTP-запросов, писем, сообщений в соцсети, перевода задач в нужный статус и других шаблонных действий. Один клик на кнопку заменяет сразу несколько многосоставных операций. Это снижает число ошибок из-за человеческого фактора, экономит время сотрудников и повышает эффективность работы.

    2023. YandexGPT теперь можно связать с ПланФиксом

    YandexGPT теперь можно интегрировать в систему управления компанией ПланФикс. Для этого в сервис добавили специальную конфигурацию, которая обеспечивает автоматическую пересылку запросов к нейросети и анализ ответов. Интеграцию с YandexGPT можно использовать для автоматического перевода и генерации текстов, автозаполнения форм, настройки быстрых ответов клиентам и решения других задач. Конфигурация устанавливается через официальный маркетплейс ПланФикса.

    2023. ПланФикс позволяет автоматизировать программу лояльности клиентов

    Система управления компанией ПланФикс поможет автоматизировать программы лояльности и расчёт бонусов для клиентов. Автоматические сценарии позволяют один раз задать правила программы лояльности, и в дальнейшем её функционирование будет поддерживаться в автоматическом режиме. Так ПланФикс автоматически определяет, когда покупка подпадает под акцию или когда клиенту положен бонус. Это устраняет необходимость в рутинной работе для сотрудников и делает программы лояльности более эффективными.

    2023. Виртуальный e-mail в CRM ПланФикс поможет наладить приём заявок из Яндекс Форм

    Объединение инструментов ПланФикса и Яндекс Форм позволит бизнесу решать разные кейсы и проблемы, связанные со взаимодействием с клиентами. Проведение различных опросов, маркетинговых исследований, cбор лидов, заявок и отзывов об оказанных услугах — всё это можно осуществлять при помощи Яндекс Форм, а ПланФикс использовать для последующей обработки и хранения полученных данных. Чтобы связать CRM ПланФикс с Яндекс Формами, используют виртуальные почтовые ящики. Информация, пришедшая на такой e-mail, будет автоматически обработана в ПланФиксе по заданным правилам, а автор заявки — добавлен в базу контактов. С помощью ПланФикса можно настроить шаблоны автоответов клиентам, использовать различные формулы для автоматического расчета суммы заказа и любую другую автоматизацию, упрощающую ведение бизнеса.

    2023. В ПланФиксе теперь можно назначать время мероприятий с поправкой на часовой пояс пользователя

    В систему управления компанией ПланФикс добавили учёт времени по часовым поясам. Теперь, если сотрудник в Москве назначит через ПланФикс встречу с 10:00 до 11:00, то коллега, например в Екатеринбурге, увидит ее в календаре с учетом часового пояса, т.е. с 12:00 до 13:00. Пока эта функция работает во внутренних календарях ПланФикса. В будущем поддержку учёта часовых поясов планируется распространить на интеграцию с Google-календарём, встроенный тайм-трекер ПланФикса и стандартную аналитику «Планируемое время работы».

    2023. В ПланФиксе появилось Почасовое расписание

    Почасовое расписание в ПланФиксе размещается на досках-планировщиках. С его помощью можно быстро бронировать время работы оборудования и специалистов, либо указывать отработанные часы постфактум. Почасовое расписание ПланФикса поможет выстроить систему управления любым предприятием сферы услуг от автосервиса до медицинского центра, если его бизнес-процессы строятся вокруг планирования занятости какого-либо ресурса.Для почасового расписания можно предварительно задать параметры отбора задач, а затем быстро создавать задачи, соответствующие этим параметрам. Также этот инструмент позволяет быстро менять дату и время брони.

    2023. В ПланФикс добавили автоматическое предоставление прав доступа к задачам и контактам

    В систему управления компанией ПланФикс добавили автовыдачу прав доступа к задачам и контактам по запросу сотрудника. Администратор аккаунта может настроить в каких случаях доступ будет предоставляться автоматически, а в каких на запрос нужно ответить в ручную. При правильной настройке автоматизации руководитель экономит своё время, не отвлекаясь на рутину, а конфиденциальная информация останется защищенной. Автопредоставление прав доступа настраивается в разделе сценариев. Можно задать условия, при которых сценарий сработает, и указать, каким именно сотрудникам доступ может быть предоставлен автоматически.

    2023. Архивные карточки из Trello теперь можно импортировать в ПланФикс

    В систему управления компанией ПланФикс добавили возможность импорта из Trello архивных карточек. Эту опцию можно включить при настройке импорта. Архивные карточки могут вам понадобиться, чтобы отследить историю взаимодействия с контрагентом или проверить соискателя работы, повторно откликнувшегося на заявку. Обратите внимание, архивные карточки отличаются от обычной отметкой [archived].

    2023. Почасовой календарь ПланФикса: быстрый тайм-трекинг и добавление напоминаний

    Для быстрой фиксации рабочего времени и добавления напоминаний в задачи в системе управления компанией ПланФикс теперь можно использовать почасовой календарь. При помощи календаря к задачам прикрепляется любая аналитика (инструмент для добавления и учёта данных) содержащая реквизит типа «период времени», например, аналитика, предназначенная для учёта фактически отработанного сотрудником времени (тайм-трекинга). Преимущество этого способа добавления аналитик в том, что не нужно переходить в разные карточки задачи. Всё делается прямо с доски-планировщика, на которой размещен календарь. Из календаря можно не только добавлять аналитики в уже существующие задачи, но и создавать новые. Заданная аналитика прикрепится к ним автоматически.

    2023. ПланФикс сделал импорт досок из Trello

    В систему управления компанией ПланФикс добавили интеграцию для импорта досок из Trello. Перенести данные легко: укажите аккаунт и выберете нужную доску, ПланФикс сам перенесёт из неё колонки со списками карточек. Доска из Trello будет импортирована в качестве планировщика, карточки — в качестве задач, участники — в качестве контактов с базовым доступом в аккаунт. Подписка на ПланФикс стоит меньше подписки на аналогичный по уровню пакет Trello, а сам сервис более гибок и имеет больше настраиваемых параметров. На доски-планировщики ПланФикса можно выводить не только списки задач, как в Trello, но и разные типы календарей, расписаний, а также диаграмму связей между задачами (ментальную карту).

    2023. В ПланФикс появились автоматические повторяющиеся задачи

    С помощью системы для совместной работы ПланФикс теперь можно легко наладить процесс выполнения регулярных рутинных задач. Задайте интервал создания задачи и укажите нужного сотрудника, чтобы ПланФикс вовремя напомнил об очередной итерации: бухгалтерии — подготовить отчетность в налоговую и выплатить зарплату, цеху — провести ревизию оборудования, секретарю — полить цветочки. Процессы будут под контролем ПланФикса, а с помощью повторяющихся задач сотрудники всё выполнят вовремя и ничего не забудут.

    2023. У сервиса ПланФикс появилось дополнение для управления идеями

    Маркетплейс сервиса ПланФикс продолжает пополняться готовыми решениями. Одна из недавно добавленных конфигураций «Идеи: фиксирование, обсуждение, реализация». Она подходит для быстрого оформления идеи в виде задачи, последующего её обсуждения с коллегами и реализации. Готовое решение содержит этапы, которые проходит идея перед воплощением в жизнь, ментальную карту (диаграмму связей) для визуального отображения структуры идеи и автоматизированные подсказки для новичков. Заметки и новые идеи можно добавлять в Планфикс через мобильное приложение. Это позволит фиксировать ваши идеи, предложения и мысли, где бы вы не находились. Главное условие — наличие интернета.

    2023. В ПланФиксе появился новый элемент управления бизнес-процессами

    В системе управления компанией ПланФикс появилась новая универсальная сущность – Объекты. Их можно использовать в качестве шаблонов, по которым будут создаваться цифровые двойники предметов, событий и процессов из реального мира – сделок, встреч, заявок и т.д. Разработчики добавили Объекты в ПланФикс для того, чтобы пользователям было удобно переносить в систему рабочие процессы из реального мира, гибко управлять составом и расположением полей, указывать возможные состояния объекта и правила перехода между ними, а также запускать различные автоматические сценарии при изменениях характеристик объекта или его состояний.

    2023. В ПланФикс сделали новую форму создания задач

    В системе управления компанией ПланФикс сделали новую форму создания задач. Новый интерфейс выстроен по принципу сетки, которая состоит из панелей, строк и ячеек. При настройке шаблона задач элементы этой сетки можно свободно перемещать и менять местами, а также задавать нужную ширину. Кроме этого в один блок объединили опции добавления к задаче файлов, аналитик и напоминаний, и в отдельный блок вынесли чек-лист. Нововведение призвано сделать интерфейс сервиса дружественнее и интуитивно понятнее для новых пользователей.

    2023. В CRM ПланФикс добавили пользовательские шаблоны уведомлений

    В ПланФиксе появилась возможность создавать и редактировать пользовательские шаблоны уведомлений сотрудников и клиентов. Нововведение затрагивает уведомления, которые отправляются на почту и в Телеграм. В шаблон уведомления можно добавить любой текст и переменные. Это позволяет персонализировать сообщения и автоматически добавлять в них необходимую информацию, например, реквизиты: имя клиента, название компании, сумму сделки, дату поставки и другие данные. Шаблоны легко встроить в любой бизнес-процесс, создав гибкую систему уведомлений как сотрудников внутри компании, так и клиентов.

    2023. Новинка в работе с подзадачами в Планфикс

    В систему управления компанией ПланФикс добавили системные настройки для работы с подзадачами. Теперь компании могут сами выбрать, как работать с подзадачами: сдвигать дату завершения надзадачи при изменении даты подзадачи или разрешить дате завершения подзадачи быть больше даты завершения надзадачи. Таким образом, управление подзадачами стало гибче. Например, если квартальная налоговая отчетность сдаётся до 25 октября (надзадача), а оплатить налог (подзадача) нужно до 25 декабря, то настройки позволяют это учесть.

    2023. В ПланФикс добавили формирование отчётов по расписанию

    В системе управления бизнесом ПланФикс появилась новая настройка для отчётов — «Формировать по расписанию». С ее помощью руководители с легкостью сформируют отчет за определенный период и автоматически отправят его на почту сотруднику или клиенту в определенный день. Такой отчет можно регулярно отправлять даже себе, например, в каждый понедельник, чтобы отслеживать ход работ по проекту. В итоге, отчеты по расписанию позволяют легче координировать работу сотрудников, освобождая время на другие не менее важные дела.

    ПланФикс

    • Трело-ло или коротко о том, как в ПланФиксе работу начать
    • О чем бы вы спросили ИИ в ПланФиксе?
    • Итоги: декабрь 2023 и январь 2024
    • Как за два месяца SalesAI увеличили продажи в сети отелей на 15%
    • Пригласи друга в ПланФикс
    • Гибкая система для креативного бизнеса: как ПланФикс используют в агентстве Multiways
    • Вдохновленные фантазией: знаки 2024
    • Бухгалтерия 2.0: Как компания «Дебет.Кредит» улучшила свой бизнес с помощью ПланФикса
    • Новинки в отчётах: упрощён экспорт документов для бухгалтерии
    • Как это работает: получаем заказы из OZON в ПланФикс

    ПланФикс и «Дети наши»: зачем НКО система управления бизнес-процессами

    • Истории успешного внедрения
    • база клиентов, кейс, ПланФикс, пример использования, Рассказ от первого лица, удаленная работа, шаблоны документов
    • Оставить комментарий

    ПланФикс и «Дети наши»: для чего некоммерческие организации используют системы управления бизнес-процессами? Обложка заметки.

    Алексей Ковалёв: Системы управления компаниями ориентированы в первую очередь на использование в бизнесе, но это далеко не единственная сфера их применения. О том, для чего автоматизация управления задачами и проектами нужна в некоммерческом секторе, и почему выбрали ПланФикс, расскажет директор благотворительного фонда «Дети наши» Наталья Петрова.

    Наталья Петрова
    Фонд «Дети наши»
    Благотворительность

    Наталья Петрова: Наш фонд занимается вопросами защиты детства уже 17 лет.

    Наша миссия звучит так: «Меняем систему защиты детства в стране, чтобы все дети росли в семье и становились благополучными взрослыми».

    Наталья Петрова

    Дети - участники программы «Не разлей вода».

    У нас две большие программы. Первая — «Не разлей вода» — направлена на профилактику социального сиротства. Основная цель — не допускать попадания детей в детские дома. Мы помогаем семьям, которые оказались в сложных жизненных обстоятельствах, справляться с этим кризисом, чтобы органам опеки не пришлось изымать ребёнка, чтобы он оставался в семье. Семья, если она благополучная, — самая ресурсная и подходящая обстановка для счастливого воспитания ребёнка.

    Участники программы «В большой мир»

    Вторая программа — «В большой мир» — нацелена на комплексную подготовку к самостоятельной жизни ребят, которые уже воспитываются в детских домах. Там у нас много направлений: социализация, образование, профориентация, наставничество и постинтернат. Главная задача — всесторонне подготовить ребёнка к выходу в «большой мир», чтобы по выпуску из детского дома он не потерялся, смог успешно влиться в общество, стал добропорядочным и благополучным гражданином.

    Зачем НКО система управления

    Команда фонда «Дети наши».

    Это такой распространенный стереотип, что некоммерческие организации, благотворительные фонды представляют собой собрание из двух-трёх человек с горящими сердцами, которые говорят: «Эгегей, побежали всех спасать». И тут же куда-то направляются, проводят какие-то акции, мероприятия. Безусловно, есть организации, работающие именно так, но это характерно скорее для совсем маленьких НКО. Большинство же некоммерческих организаций в России, те, которые действительно создают благотворительный сектор, двигают его вперёд, развивают, проводят системные изменения в социальной сфере — это большие организации со зрелыми процессами.

    Это организации, которые работают системно, активно используя в своей работе бизнес-практики. В процессах мы не сильно отличаемся от бизнеса. У нас тоже есть бухгалтерия, финансы, клиенты — это семьи и дети, которым мы помогаем, у нас есть долгосрочные проекты. Единственное наше отличие от бизнеса — у нас нет цели приносить прибыль. Если вынести это за скобки, то мы точно такая же организация, которая нуждается в оптимизации бизнес-процессов, эффективном управлении людьми и проектами.

    Поэтому сейчас вы не найдёте большую НКО, которая не использует какой-нибудь таск-менеджер.
    Наталья Петрова

    Пусть с самым минимальным функционалом, какие-нибудь условные доски Trello или что-то похожее, но все чем-то обязательно пользуются.

    Чем удобен ПланФикс

    Основное преимущество ПланФикса — это гибкость. Его можно настроить так, чтобы он идеально подходил под наши процессы. 7 лет назад, когда я только пришла в фонд, мы пытались использовать Битрикс24 — но для нас он оказался слишком большим и избыточным по функционалу. Там было много дополнительных функций, CRM-система и прочие вещи, которые нам, как благотворительному фонду, были не особо нужны. И с учетом того, что наши сотрудники, не самые продвинутые пользователи IT-систем, а Битрикс ещё не позволял с приемлемыми вложениями затрат и усилий перевести все эти сделки, воронки продаж и прочее на наш «язык» — это всё создавало лишний шум и проблемы в освоении программы новыми сотрудниками. Тогда мы начали смотреть, чем пользуются коллеги, и нам предложили приглядеться к ПланФиксу. Мы пригляделись, нам понравилось, и вот уже 6 лет мы живём с ПланФиксом, постоянно его под себя донастраиваем и планируем дальше жить с ним долго и счастливо.

    Больше чем таск-менеджер

    ПланФикс для нас — это в первую очередь таск-менеджер. Это управление проектами и задачами: постановка, работа, контроль за их выполнением.

    Вообще, ПланФикс снял большую головную боль с отслеживанием сроков выполнения задач, хранением по ним информации, напоминаниями.

    Наталья Петрова
    Шаблоны документов

    Используем их для кадрового документооборота, быстрой подготовки различных приказов, справок, заявлений. Это супер удобная функция. Допустим, чтобы составить один документ вручную, нужно полчаса времени. В ПланФиксе для этого требуется один клик на нужную кнопку. И таких документов в месяц нужно подготовить штук 60. Экономия времени получается около 30 часов, почти рабочая неделя.

    Удаленная работа

    Когда в 2020 началась пандемия коронавируса, и мы были вынуждены перевести сотрудников на «удалёнку» — только ПланФиксом и спасались. Даже если бы его у нас тогда не было, то какой-то аналогичный сервис точно пришлось бы найти. А учитывая, что часть наших сотрудников с удаленной работы обратно в офис так полноценно и не вернулась, плюс у нас распределённая команда, мы работаем в 3-х регионах, то ПланФикс и тут продолжает нас выручать.

    База сотрудников и контактов

    Все контакты фонда удобно хранить в ПланФиксе. Благодаря этому мы автоматизировали некоторые процессы, завязанные на наших партнёров, доноров. Сотрудники меньше времени тратят на рутинные операции, больше задач успевают выполнить в течение дня.

    Адаптивность и гибкость

    Что мне особенно нравится в ПланФиксе — это то, что он такой мощный конструктор, который ты можешь настроить под себя как угодно.

    Например, мне не нравится, как выглядит базовый раздел задач в ПланФиксе, мне не удобно им пользоваться. Но в то же время я настроила себе миллион планировщиков, и они для меня супер удобные. И в раздел задачи, который мне не нравится, я больше не захожу. Его вообще можно скрыть.

    Возможность настроить любые рабочие пространства для любых сотрудников, всё это раскрасить, добавить планировщики с разными фильтрами — это супер удобно.

    Наталья Петрова

    Но для этого, конечно, нужен какой-то мозг в организации, который будет понимать все эти возможности и сможет их использовать.

    И это должен быть даже не обязательно IT-специалист, а просто человек, который понимает, что такое бизнес-процесс и может на языке ПланФикса эти процессы нормально настроить.

    Пример планировщика фонда «Дети наши»

    Советы тем, кто только начинает внедрять ПланФикс

    Новичкам не нужно бояться читать блог ПланФикса, смотреть обучающие видеоролики и использовать уже накопленный другими пользователями опыт.

    Если у вас возникла мысль, а не сделать ли мне на основе ПланФиксе какую-нибудь специфическую штуку, не спешите сразу пытаться реализовать это самостоятельно. Почитайте блог, поищите публикации на эту тему, наверняка кто-нибудь что-то подобное до вас уже делал.

    Там, где можно воспользоваться уже готовым велосипедом, не нужно пытаться изобрести его самостоятельно.

    Наталья Петрова

    Если мы говорим про некоммерческий сектор, то всегда можно обратиться к коллегам, которые уже используют ПланФикс и узнать, как эта настройка реализована у них. Можно попросить шаблоны документов, настройки аналитик, отчётов. Я думаю, что в просьбе помочь и поделиться никто не откажет.

    Ну и самое главное — не бойтесь пробовать новое и учиться. Вот и весь секрет.

    Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.

    Добавить комментарий Отменить ответ

    Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

    Войти через:

    Получать новые комментарии по электронной почте. Вы можете подписаться без комментирования.

    ПФ для агентства недвижимости — вопросы

    В свое время у них была разработана собственная программа для работы. В ней база данных практически всех домов и квартир в области, с характеристиками объектов, фотографиями дома, планами квартир.

    В программе осуществлялась работа агентов, весь учет работы. Из программы шел экспорт на сайт. С сайта сейчас идет экспорт на Авито и другие агрегаторы.

    Программа была разработана на Visual Basic. Насколько я знаю, язык больше не поддерживается. В настоящий момент изменение и развитие программы невозможно.

    А потребности в изменениях есть. Уже уперлись в ряд ограничений.

    — 500 улиц
    — 1500 изображений планов квартир
    — 5000 домов, большая часть с фотографией дома
    — 100000 квартир

    И достаточно ограниченный бюджет.

    Попытался перенести базу на Битрикс. Базу перенес. В админке работать не удобно. А на разработке удобного интерфейса тормознулись.

    Пришла мысль использовать Планфикс.

    Продаваемые объекты – задачи. С дополнительными фотографиями, описаниями.

    Встал вопрос по общей базе объектов.

    Клиент хочет видеть историю продаж по объектам, иметь возможность корректировать в них информацию.

    Исходя из задачи, я бы использовал функционал Контактов.

    Дома – Компании. Квартиры – Контакты.

    Сразу же можно будет видеть всю историю по задачам.

    Но возникло несколько вопросов.
    1. Сейчас планы квартир идут отдельным списком. С картинкой. Но их – 1500. Импорта списков у нас так и не добавилось?

    2.Импорт контактов. Тут сразу три вопроса:
    a. Возможно ли импортировать значения для списка? Тип санузла, материал стен и т.п.?
    b. Возможно ли импортировать фотографию дома?
    c. Или только через API?

    3.Для организации экспорта в агрегаторы и соцсети мне необходимо в задаче держать все фотографии объекта. В т.ч. – фотографию(и) дома и схему квартиры. Каким образом можно из контакта перенести в задачу прикрепленные фотографии?

    4. Есть более лучшая реализация хранения базы объектов?

    Александр Горлов Сообщения: 6 Зарегистрирован: 31.03.2016 01:27

    Почему не используете для хранения базы объектов Справочники? Справочник «Дома» и справочник «Квартиры» с полем-ссылкой на справочник «Дома».
    И задачи с кастомным полем-ссылкой на справочник квартир.

    И отчет с историей всех задач с отборами/группировками по этому кастомному полю (Квартире).

    Dmitry Goncharenko Сообщения: 4112 Зарегистрирован: 06.06.2012 13:54

    Согласен с Александром — надо смотреть именно в сторону справочников.
    Вообще скажу, что мы в процессе работы над функционалом справочников ориентируемся именно на кейс базы данных по объектам недвижимости — такое вот совпадение. Есть у нас давний контакт с человеком, который хочет вести ее в ПланФиксе, он расписал очень хороший, детально проработанный бизнес-процесс, мы периодически контачим с ним и сверяем направление. Многое из того, что уже сделано в Справочниках, сделано именно благодаря этому. Ну и еще, конечно, много чего нужно сделать — вычисляемые поля, например. Мы посчитаем, что со Справочниками закончено, когда он сможет вести работу по недвижимости в ПланФиксе

    Сейчас мы переделываем систему доступа к справочникам, после этого я планирую сделать масштабную запись в блоге с описанием всех проделанных в этот заход изменений по справочникам, это немного добавит информации по поводу вариантов их использования.

    Продвигаясь чуть дальше, скажу, что мы видим концепт работы агентства недвижимости в ПланФиксе так:
    — база объектов ведется в справочниках
    — сами сделки и работа по ним ведется в задачах.
    Именно в этом ключе предлагаю и рассматривать решение — двигаться в одном направлении проще и продуктивнее.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *