Чем отличается группа от проекта битрикс 24
Перейти к содержимому

Чем отличается группа от проекта битрикс 24

  • автор:

Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24

Битрикс24 – это не только CRM, но и много других полезных функций.

Наше агентство уже давно использует портал еще и в качестве трекера задач. Сервис позволяет быстро создавать и редактировать задачи, легко контролировать сроки, назначать подзадачи.

Потому сегодня мы расскажем именно об этих замечательных возможностях портала подробнее.

Задачи

В Битрикс24 задачи всегда под рукой – достаточно в левом меню нажать «Задачи и Проекты».

Пользователям предлагается несколько вариантов представления задач:

1. Список – это «классический» вид задач.

Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24. Список задач

2. Мой план — это вариант канбан-доски.

Задачи здесь распределяются по этапам работы, которые вы сами для себя выбираете. Каждую задачу можно перетаскивать мышкой из одного этапа работ в другой, что очень удобно.

Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24. Мой план

3. Диаграмма Ганта — наглядно отображает временные рамки задач в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта.

Используют диаграммы Ганта при разработке плана проекта в любой сфере, в которой применим проектный подход: в строительстве, IT и т.д.

В большинстве случаев создается график с этапами проекта в специальных программах. К сожалению, стоимость таких программ достаточно высока. Например, 1 лицензия популярной среди руководителей проектов Microsoft Project обходится свыше 30 тыс рублей. Конечно, создать диаграмму Ганта можно и в Excel, но это не очень удобно.

Потому очень здорово, что даже на бесплатном тарифе Битрикс24 можно построить диаграмму Ганта в онлайн-режиме. Не нужно ничего покупать, скачивать, устанавливать!

В Битрикс24 диаграммы Ганта удобно использовать для отслеживания и контроля сроков по каждому этапу/задаче и наблюдения за картиной в целом: насколько фактические данные соответствуют вашему изначальному графику работ, не нужны ли коррективы.

  • Полоска задачи окрашиваются разными цветами в соответствии с их статусом (выполняется, просрочена, завершена).
  • Задачи можно связать между собой. Тогда при изменении сроков в главной задаче автоматически поменяются сроки и в связанных с ней задачах.

Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24. Гант

Для поиска нужной задачи разработан фильтр. В нескольких последних релизах его значительно усовершенствовали, соединили со строкой поиска, превратив в мощный инструмент для быстрого поиска нужного элемента.
В фильтре можно указать статус задачи, роль (делаю, помогаю, поручил, наблюдаю) или добавить дополнительные поля и использовать их при поиске нужной задачи.

Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24. Фильтр

Создание задач

Чтобы создать задачу нужно нажать кнопку «Добавить задачу».

Также задачи можно создавать по шаблону – тогда часть полей в форме заполнятся автоматически (например, название, описание и т.д.). Это удобно, если вы часто создаете однотипные задачи, которые отличаются некоторыми деталями.

А если нужно оперативно создать задачу, то стоит воспользоваться кнопкой «Создать быструю задачу».

Импорт и экспорт задач

Список задач можно импортировать из csv-файлов, а также экспортировать в Exсel. Предусмотрена возможность синхронизации списка задач с Outlook.

Эффективность

Портал предлагает много разнообразных отчетов. Есть такие и по задачам.
Нужно нажать «Эффективность», после его откроется страница с отчетами за текущий день, месяц, квартал или другой заданный вами отрезок времени.

Карточка задачи

В карточке задачи кроме подробного описания есть еще интересные возможности:

  • добавлять файлы и чек-листы;
  • указывать сроки страта и финиша, крайний срок (после указанной в этом поле даты задача будет отмечена как просроченная), вести учет потраченного на выполнение времени;
  • задавать ответственного, постановщика, соисполнителей и наблюдателей. К задаче будут иметь доступ только те, кто указан среди перечисленных.
  • просматривать историю;
  • выставлять оценки;
  • проставлять теги (их потом можно использовать при поиске задачи).

Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24. Карточка задачи

Подробнее о работе с задачами вы можете узнать, просмотрев наши видео:

Проекты

Задачи удобно объединять в проекты. Тогда их не нужно искать по всей ленте, а достаточно открыть страницу проекта и там будут все выполненные и текущие задания.

Группа задач, которые связаны между собой выполнением какой-то по-настоящему большой и объемной работы.

Такие задачи отображаются на отдельной странице и всегда можно контролировать их количество и процесс исполнения.

Создание проекта

Создать проект можно прямо из карточки задачи, нажав кнопку «Создать проект».

Проект может быть:

  • открытый (Проект видят все сотрудники и все могут вступить в него);
  • закрытый (Проект видим только его участникам, вступить в него можно только по приглашению).

Сроки проектов привязаны к срокам задач. То есть для проекта нельзя поставить сроки меньше чем сроки его задач.
Это главное отличие проектов от групп, у которых нет привязки к срокам начала и окончания.

При создании проекта можно пригласить участников, указать руководителя проекта и его помощников, указать доступны или нет такие возможности, как: Фотогалерея, Календарь, Задачи, Диск, Сообщения, Поиск, Чат и т.д. Если галочки снять, то для данного проекта все эти элементы будут недоступны.

Также задаются права, кто может приглашать участников в проект и прописываются теги.

Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24. Создание проекта

После создания проекта он подключается к Диску, о чем отправляется запрос пользователям.

Группы

Раз уж мы выше упомянули группы, то давайте разберемся и в этом вопросе.

Группа — это то же самое, что проект, только без сроков. То есть проект является частным случаем группы.

Группу можно сделать проектом и также можно наоборот проект сделать группой.

Группы помогают сгруппировать все данные, задачи, файлы, сообщения, встречи в одном месте.

Например, есть группы по интересам, группы для обсуждения рабочих вопросов и т.д.

Иногда нужно для определенных сотрудников предоставить доступ к тем или иным возможностям портала. Это удобно делать, создавая закрытые группы и добавляя туда только нужных людей. Все действия внутри группы видят только ее участники.

Создание группы

Создавать группы можно из левого меню Группы. Для этого нужно нажать кнопку «Создать» и выбрать, что вы хотите сделать.

Кстати, из этого же пункта можно создавать и проекты.

Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24. Создание группы

Задачи и Проекты/Группы в Битрикс24 для пользователей с большим количество заданий просто незаменимый инструмент. Они помогают контролировать работу, следить за сроками, сохраняют всю историю работ. И если задача даже завершена много-много дней назад, а сотрудник, который ей занимался, уже не работает в компании, вы сможете быстро найти всю переписку и рабочие файлы.

Группы и проекты в Битрикс24

Создание, настройки, возможности, доступы, типовые сценарии применения групп и проектов.

Как разделить огромный поток задач, новостей, файлов и коммуникаций для быстрого поиска и при этом не сойти с ума?

Нужно систематизировать информационный поток, удобно сгруппировать и разделить по ключевым параметрам и правам доступа в едином месте портала где все пользователи портала смогут легко ориентироваться и работать.

Как это сделать, используя штатный модуль Битрикс24 Группы и проекты»?

Группы и проекты можно создать в нескольких местах портала, а именно в левом главном меню столбике портала, при создании задачи в любой сущности CRM или попав в пункт соответствующего меню из глобального поиска.

Если при поиске вкладка меню на портале не доступна, то нужно обратиться к администратору портала с просьбой предоставить вам соответствующее разрешение на создание групп.

После активации вкладки группы открывается страница портала со всеми уже существующими группами.

Кнопка «создать» позволяет используя типовой сценарий создать новую группу или проект.

Открытая группа (проект) доступна для всех сотрудников и любой неохваченный может самостоятельно вступить и стать ее членом.

Чтобы стать членом закрытой группы нужно получить приглашение от ее владельца или модератора.

Членами внешней группы кроме сотрудников компании могут быть и сторонние люди, коллеги, партнеры и кандидаты на замещение вакантных должностей. Членом этой группы можно стать только по приглашения сотрудника компании и все ее члены разумно ограничены к доступу информации на портале и к CRM т.е. группа создается для гостей.

Группа для внешних публикаций создается для обмена данными между сайтами и Битрикс24.CRM, например, с новостной лентой.

На практике в работе компаний чаще всего применяются открытые и закрытые группы.

При создании группы (проекта) автору, собственнику необходимо заполнить обязательные поля:

  • Название.
  • Имя руководителя.
  • Если нужно помощников.
  • Пригласить сотрудников.
  • Сделать выбор будет ли это группа или проект.

Основное отличие группы от проекта заключается в том, что проект существует в ограниченных рамками временном периоде, с фиксированными датами начала и окончания, а группа таких временных границ не имеет.

Главная фишка работы с проектами заключается в том, что имеется возможность постановки задач всем ее участникам с привязкой к дате окончания проекта. Участники не смогут ставить задачи себе и коллегам с крайним сроком выходящими за границы проекта. Это ограничение позволяет избежать ошибок планирования и человеческих ошибок, привязанных к своевременному сроку сдачи проектов клиенту.

В момент создания по умолчанию к группе подключаются дополнительные возможности, а именно работа с Задачами, Календарем, Диском, Сообщениями, Маркет и Базами знаний. При необходимости владелец группы может изменить набор возможностей и добавить новые доступные опции в момент создания или потом при необходимости в процессе работы.

Для каждой новой группы дополнительно указывается тип группы видимая (для всех), открытая (свободный доступ) и так далее. Отметка категории «проект» в настройках автоматически меняет статус группы на проект и обратно.

Созданная новая группа и вся информация аккумулированная в ней будет храниться в одном месте папке на общем диске портала.

Как пригласить коллег в группу?

Это можно сделать во время создания новой группы или в любое время войдя в настройки группы в соответствующий пункт меню.

Приглашение в группу можно отправить индивидуально, списку, группе или сразу целому отделу использую вкладку со стандартным меню поиска и структуры компании.

В чем прелесть приглашения целиком конкретного отдела в группу?

Приглашение оформляется один раз на всех при создании группы.

При увольнении сотрудник автоматически покидает группу, а при приеме на работу новый сотрудник добавленный в структуру компании автоматически получает приглашение и стандартные права без участия владельца группы. Согласитесь, один раз пригласил всех менеджеров отела продаж и забыл. В других случаях нужно будет постоянно рассылать приглашения каждому новому сотруднику или кандидату на должность.

Как связать задачи с группой?

Если задача создается непосредственно в группе, то связь устанавливается автоматически в момент создания.

Если задача создается вручную в любой другой с сущности CRM, то в дополнительных настройках задачи выбирается уже созданная или создается новая группа.

Наши кейсы

Денис Логинов 15.03.2020

Вопрос дня – «Что такое группы в Битрикс24? Создание групп и добавление пользователей»

  • Открываем портал
  • Левая колонка главного меню, раздел ГРУППЫ или ЗАДАЧИ И ПРОЕКТЫ
  • Группы (проекты) это общая папка, диск или календарь в которой сгруппированы все данные, задачи, файлы, сообщения и встречи, объединенные одной рабочей темой.
  • Группы (проекты) объединяют сотрудников компании, работающих над одной рабочей темой. Все действия внутри группы (проекта) доступны только ее участникам, другие сотрудники организации не будут иметь к ним доступ.
  • На экране доступны все активные (открытые для всех группы).
  • Для этого активируем кнопку «создать» в правом верхнем углу экрана.
  • Система предложит создать группу (проект) тип: Открытую, Закрытую или Внешнюю.
  • Основное отличие группы от проекта — это то, что проект ограничен по времени, он имеет даты начала и конца.
  • Тип группы (проекта) определяет права на доступ в эту группу:
    ‣ Открытую группу видят все сотрудники и стать ее участником может любой сотрудник без подтверждения.
    ‣ Закрытую группу сотрудники видят в списке активных групп, а доступ к ней открывается после разрешения владельца.
    ‣ Внешнюю группу не видят в списке, стать ее участником можно только после приглашения, в группу можно приглашать внешний участников (клиентов, консультантов, поставщиков или партнеров, не сотрудников компании).
  • Создадим новую закрытую группу, назовем ее «Мероприятие №1». Группу или группы по указанию руководства компании может создавать администратор портала или сотрудник, наделенный правами администратора.
  • Группу можно наделить «аватаркой» и обязательно указать владельца. Если есть четкое понимание о всех ее участниках, то им на этом этапе можно разослать приглашения в группу. Приглашать или исключать участников и помощников владельца (модераторов) можно и позже использую для этого удобные штатные возможности программы. Приглашения можно отправлять как одному конкретному сотруднику, так и отделам с подотделами компании.
  • Наделяем нашу группу возможностями, включаем работу с:
    ‣ Задачами
    ‣ Календарем
    ‣ Диском
    ‣ Чатом
    ‣ Сообщениями
    ‣ Фотогалереей
    ‣ Списками
    ‣ WIKI
    ‣ Приложениями

В нашем примере рассмотрим наиболее часто используемые опции функционала: Задачи, Диск и Чат.

  • Выбираем из выпадающего списка, кто может приглашать в группу новых участников, обычно это (Владелец и модератор).
  • Можно задать ТЭГИ, они позволят ускорить поиск информации с помощью фильтра.
  • Укажем тип группы:
    ‣ Видимая – включаем доступ к названию группы в общем списке.
    ‣ Открытая (см. выше по тексту).
    ‣ Доступная экстранете (см. выше по тексту, внешняя группа).
    ‣ Проект (включаются срок действия и временные рамки существования проекта).
  • При сохранении «новой» группы система автоматически создает новую папку, приглашения и чат, включит работу уведомлений в рамках группы.
  • Основной (наиболее загруженный) модуль группы – это раздел Задачи. В нем собираются все задачи, которые решаются в рамках данной группы (проекта) для всех ее сотрудников. Задачи привязаны к общему диску и папке.
  • Для создания новой задачи в группе необходимо активировать кнопку –«добавить». «Новая» задача будет сразу привязана к нашей группе. Если создавать задачу в другом разделе Битрикс24, то в соответствующем поле необходимо указать название группы нужной группы.
  • Обратим внимание на ключевые (обязательные поля) которые нужно заполнять при создании новой задачи, это:
    ‣ Ответственный
    ‣ Постановщик
    ‣ Крайний срок
  • Наблюдатели
  • Учет рабочего времени
  • Сделать задачу повторяющейся и т.д.
  • Все задачи «привязывать» к группам.
  • Если Вы новый сотрудник или не знаете к какой группе привязать, откройте раздел ГРУППЫ, найдите группу по теме вступите в нее или попросите вас добавить в нее.
    Если группы нет, то создайте ее.
  • Все задачи и материалы по проекту хранятся в одном месте, они систематизированы, их удобно искать, с ними удобно работать, руководитель постоянно имеет возможность видеть весь объем поставленных и выполненных поручений в рамках конкретного проекта в режиме реального времени.
  • Отчеты о работе группы дают представление:
    ‣ О доле личного участия каждого сотрудника проекта,
    ‣ О времени работы над задачами,
    ‣ О своевременном исполнении или нарушении сроков исполнения.
  • Создание быстрых заданий. В группе есть кнопка, которая позволяет создавать быстрые задачи. Для этого достаточно написать новое название, если нужно детальное описание, выбрать ответственного и сохранить.

Новости

Создание группы или проекта

Группы (проекты) помогают сгруппировать все данные, задачи, файлы, сообщения, встречи в одном месте.

Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.

Заказать услугу
20 января 2021

Создание группы или проекта

Группы (проекты) помогают сгруппировать все данные, задачи, файлы, сообщения, встречи в одном месте. Вы всегда сможете просмотреть, какие действия и задачи были выполнены в той или иной группе.

Группы (проекты) позволяют работать внутри определенного коллектива, группы людей, т.е. все действия внутри группы (проекта), доступны только ее участникам, другие сотрудники не будут иметь к ним доступ.

Как создать группу (проект)?

Создать группу или проект легко – нажать на одноименную кнопку в правой части раздела Группы , далее выбрать, что вы хотите создать.

1new_group2.png

В слайдере создания/редактирования группы (проекта) вы можете изменить: название группы (проекта), краткое описание, изображение, владельца (руководителя проекта) и модераторов группы (помощника руководителя проекта).

2new_group3.png

*Если используется тип группы – Проект , то добавится еще поле Сроки проекта , а владелец и модератор группы изменятся на руководителя проекта и помощника руководителя проекта соответственно.

Здесь же в секции Дополнительно доступны:

  • Возможности – какие инструменты будут доступны участникам группы (например, вы можете оставить только Сообщения, Календарь, Задачи, Диск и Поиск, если это рабочий проект).
  • Кто может приглашать в группу (проект) – владелец (руководитель проекта), модератор (помощник руководителя проекта) или все участники.
  • Теги – ключевые слова, по которым удобно объединять разные группы (проекты) по темам, доступным в поиске.
  • Тип группы – Видимая, Открытая, Архивная, Доступна в экстранете, Проект.

Чтобы изменить эти настройки в существующей группе или проекте, в правом меню Действия выберите пункт Редактировать группу (проект) .

* Название, описание, изображение и все настройки может менять только владелец группы (руководитель проекта).

Чем отличается группа от проекта?

По сути, проект – это частный случай группы, у которой есть определенные сроки начала и конца проекта.

3new_project1.png

Основное отличие проекта от группы – это связь сроков проекта и сроков задач. Сроки задачи проекта нельзя ставить и изменять вне сроков проекта.

4project_tasks1.png

* При изменении группы на проект, владелец группы становится руководителем проекта , а модераторы – помощниками руководителя проекта . Сами же права доступа не меняются.

Проекты имеют все те возможности, которые имеют группы – Сообщения, Фотогалерея, Календарь, Задачи, Диск, Поиск, Чат, Списки, Wiki.

Группу в любое время можно перевести в Проект и наоборот – в правом меню Действия > Редактировать группу (проект) .

Как пригласить сотрудников в группу (проект)?

Это можно сделать как при создании группы (проекта), указав участников из структуры компании, так и в уже созданной группе:

  • Если существующие группа или проект открытые и видимые, то любой сотрудник может присоединиться.
  • Если существующие группа или проект закрытые или скрытые, то приглашать в группу (проект) могут только участники, указанные в опции Кто может приглашать в группу (проект) .

Чтобы пригласить, нужно открыть группу, в меню Действия выбрать Участники , далее выбрать нужное действие – Пригласить пользователей :

5edit_mates1.png

Здесь же можно сменить владельца (руководителя), модератора (помощника) или исключить пользователя из группы (проекта).

Приглашенным сотрудникам придет уведомление-запрос на вступление.

Чтобы посмотреть отосланные приглашения, нужно выбрать пункт меню Действия > Приглашения в группу (проект) :

6group_invites1.png

Чтобы управлять заявками на вступление в группу (проект), нужно выбрать пункт меню Действия > Входящие запросы :

7group_invites2.png

По всем вопросам вы можете обратиться в нашу компанию и получить консультацию по телефону: +7(343)222-17-20

Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *