Кто может управлять группой битрикс 24
Перейти к содержимому

Кто может управлять группой битрикс 24

  • автор:

Настройка прав пользователей в Битрикс24

Настройка прав пользователей в Битрикс24

Многие компании сталкивались с предательством со стороны сотрудников. Вы годами собираете клиентскую базу, а в один далеко не прекрасный момент кто-то из менеджеров уходит с ней в закат… Информационная безопасность обычно закрывает данные от внешних угроз, а перед внутренними все данные находятся в открытом доступе. Битрикс24 может предотвратить такую ситуацию с помощью разграничения прав доступа.

И это – не единственный плюс такой настройки. Разграниченные и правильно установленные права помогают организовать и дисциплинировать персонал, навести в организации порядок. Сотрудники точнее чувствуют разделение обязанностей, не отвлекаются на чужие задачи. Если вы не хотите, чтобы они видели бухгалтерскую отчетность или имели доступ к администрированию портала, Битрикс24 дает такую возможность.

Хотите отказаться от хаоса в компании в пользу организованности и правильно настроить права доступа? Давайте разбираться: какие вообще права есть, как и к чему их применяют.

Настройка прав для доступа в группы (проекты)

Чтобы создать группу или проект, нужно выбрать вкладку Группы и кнопку Создать.

Группы и проекты делятся на открытые, закрытые и внешние.

  • В открытые группы могут вступать любые члены компании по своему желанию, без ограничений.
  • В закрытые группы пользователи добавляются по приглашению владельца или после подачи заявки и ее одобрения.
  • Внешняя группа — по сути, то же самое, что и закрытая, но в нее есть возможность добавлять внешних пользователей, не сотрудников компании.

При этом группа может отображаться в общем поиске или быть невидимой для тех, кто не является ее членом. Все группы видны только администратору Битрикс24.

Если группа уже существует, владелец может настроить права доступа через панель Действия:

Настройка прав доступа пользователей непосредственно в CRM

Сама CRM-система тоже имеет широкие возможности установки прав доступа. Они настраиваются через Роли CRM. Каждый сотрудник получает свою роль, и кстати, не только сотрудник – роли могут назначаться отделам и целым группам пользователей. Любую роль можно наделить своими правами, например, дать доступ к редактированию или чтению задач. Есть предустановленные роли, а также вы можете сами создать нужные вам и наделить их необходимыми правами, причем эти права можно регулировать в зависимости от стадии сделки в Битрикс24.

Например, создается группа “Менеджеры битрикс24”, после чего администратор дает ей доступ к внутренним документам по Битрикс24, к списку контрагентов и т. д. Теперь любой сотрудник, добавленный в эту группу автоматически имеет все ее права.

В облачной версии есть следующие предустановленные группы:

  • Сотрудники имеют самые урезанные права, они могут читать и редактировать только общие документы.
  • Отдел кадров может добавлять данные во все разделы.
  • Маркетинг – еще одна группа для работы в CRM.
  • Руководство располагает полным доступом к любым документам компании.
  • Администратор корпоративного портала имеет те же права, что и руководство, и плюсом – урезанные функции администрирования.
  • Администратор системы обладает самым полным доступом к информации и управлению системой.

Как сделать настройку прав пользователей в Битрикс 24 и ролей для CRM: на левой панели выбираете вкладку CRM, сверху – Настройки и в открывшемся окне – Права. После этого нужно присвоить роли конкретным сотрудникам и группам.

При создании новой роли или редакции уже имеющейся открывается окно “Управление ролью” с разными сущностями (элементами системы). Уровни доступа выставлены по умолчанию, их можно менять для каждой колонки действий с сущностями: чтение, добавление, изменение, удаление, экспорт, импорт, роботы. Чтобы это сделать, надо нажать на “нет доступа” и выбрать один из нужных статусов:

  • Нет доступа – собственно, у пользователя нет доступа, и он ничего не может делать с информацией.
  • Свои – пользователь может совершать действие с информацией, которая соответствует его уровню ответственности.
  • Свои + своего отдела – доступ есть у сотрудника и отдела
  • Свои + своего отдела + подотделов – и предыдущему пункту добавляются права подотделов
  • Все открытые – доступно действие с информацией из всех предыдущих пунктов плюс все документы, которые имеют пометку “Доступен для всех”.
  • Все – все элементы данной сущности.

Для лидов и сделок есть отдельный, более широкий список настроек. Вы можете раскрыть его, нажав на плюсик, и настроить более тонко каждую стадию реализации сделки или лида. Обратите внимание на то, что если вы даете права вышестоящим стадиям, то все предшествующие автоматически тоже получают такой же доступ.

Доступ в телефонии

Если у вас интегрирована телефония, к ней тоже можно настроить права доступа. Процедура схожа с их настройкой для CRM – точно так же существуют роли, для сущностей которых настраиваются действия. Это делается в вкладке Телефония на левой панели. Права для действий несколько отличаются, причем они могут быть разные для разных сущностей, но в целом очень похожи:

  • нет доступа;
  • свои;
  • свои + своего отдела;
  • любые.

Что касается привязки ролей – все работает идентично CRM: можно назначить отдельных сотрудников, группу пользователей, отдел и т. д. Для чего это нужно? Опять-таки, для разграничения обязанностей. Например, полный доступ имеет отдел контроля качества, который выборочно или полностью прослушивает звонки, а бухгалтерии или юридическому отделу такая функция совершенно не нужна.

Бизнес-процессы

Чтобы систематизировать работу конкретных отделов, стоит разграничить права доступа для бизнес-процессов. К примеру, отдел кадров для корректной работы должен иметь права доступа на чтение бизнес-процессов, запущенных сотрудниками и касающихся любых изменений в штате. К ним относятся различные заявления: на отпуск, на увольнение, на отгул, на командировку и т. д.

Настройки прав пользователей в Битрикс для бизнес-процессов можно применить к сотрудникам, отделам, группам пользователей, отдельным пользователям. Им можно назначить разные уровни доступа: Добавление, Чтение (просто и в административной панели), Изменение.

Доступ к папкам на Диске

У любого файла или папки, расположенной на диске, есть свои настраиваемые права доступа. По умолчанию к папке имеет доступ только ее владелец, но он может предоставить его другим сотрудникам и отделам.

Какие есть уровни доступа:

  • Чтение
  • Добавление
  • Редактирование
  • Полный доступ

Здесь также соблюдается принцип наследования, то есть пользователь, наделенный правом редактировать документ, автоматически получает права на добавление и редактирование. Полный же доступ дает право совершать все действия, доступные создателю и владельцу папки, в том числе удалять файлы и папку.

Чтобы выдать пользователю права, нужно нажать на поле Добавить еще, выбрать нужного пользователя и в правой колонке дать ему соответствующие права доступа.

Но это еще не все. Совершив эти действия, вы отправляете пользователю приглашение к подключению папки, а чтобы он начал видеть ее содержимое, это приглашение сначала надо принять. Оповещение о подключении папки к Диску CRM-система высылает автоматически в тот момент, когда вы предоставляете доступ сотруднику, оно отображается у него во всплывающем информационном окне. Пользователь может согласиться на подключение или отказаться от него. Содержимое папки или файла у себя в Диске он увидит только после согласия.

Все вышеперечисленное – стандартные настройки прав пользователей CRM Битрикс24, которые вы можете настроить самостоятельно. Если у вас нет времени с ними разбираться или нужны более сложные настройки – обращайтесь в Dial. И конечно, внедряйте Битрикс24, если у вас еще нет CRM-системы, но вы хотите навести порядок в бизнесе.

Коробка: уровни прав доступа

Корпоративный портал — система с разным уровнем прав доступа. И это логично. Если, например, производственные обязанности сотрудника не включают в себя работу с бухгалтерскими документами, то и доступ ему к таким документам будет излишним.

Для разграничений прав доступа к разным страницам и разделам портала создана система прав. Реализуется она через группы пользователей, которыми заведует Администратор портала.

Группа пользователей – это список сотрудников, имеющих определенный уровень прав на доступ к информации. Надо понимать, что указанные группы — это не должности и не отделы в рамках вашей организации, а система прав доступа к корпоративному порталу. Например, сотрудник отдела снабжения может иметь должностные обязанности по добавлению новостей на корпоративный портал и, соответственно, включен в группу пользователей Отдел кадров.

По умолчанию имеются группы пользователей:

  • Сотрудники — самая массовая и самая низкая по уровню прав группа. Не может выполнять часть операций в разделах, имеющих значение для всей компании. Например, не могут добавлять новости в официальные новости компании.
  • Отдел кадров — группа пользователей, которая может выполнять операции по добавлению информации во все разделы.
  • Руководство — группа для руководителей компании. Основное отличие — возможность доступа к определенным документам на корпоративном портале.
  • Маркетинг — специальная группа пользователей для работы в CRM.
  • Администратор корпоративного портала — пользователь, обладающий правами всех предыдущих групп, а также ограниченными правами на управление порталом.
  • Администратор системы — пользователь, обладающий правами на все, что есть на портале.

Группы пользователей по умолчанию перечислены в порядке увеличения прав. Таким образом, каждая последующая группа имеет права предыдущей, плюс еще собственные.

Примечание: При установке и настройке коробочной версии Битрикс24 могут быть созданы группы с правами, отличными от описанных в курсе. В этом случае необходимо обращаться за разъяснениями к Администратору сервиса.

Возможности администраторов по управлению доступом рассматриваются в отдельном курсе Администратор сервиса Битрикс24 (коробочная версия).

Такая система прав позволяет организовать гибкую систему доступа к информации на корпоративном портале.

Ограничение по занимаемой должности

Ограничение по занимаемой должности в Битрикс24 реализуется на основе прав сотрудника. Каждый сотрудник может быть включен в ту или иную группу пользователей. А уж самой группе присвоены те или иные права доступа.

Благодаря системе групп пользователей, можно организовать иерархический доступ к документам. То есть сделать так, чтобы генеральный директор мог иметь доступ ко всем документам организации, в то время как к его документам никто не будет иметь доступа.

Скажем, для департамента маркетинга можно организовать свое хранилище документов, к которому будут иметь доступ только сотрудники департамента и Генеральный директор. Внутри департамента можно организовать свои хранилища документов, к которым будут иметь доступ только те сотрудники департамента, которым это положено, плюс руководитель департамента, плюс Генеральный директор. Так организовывается доступ на принципе деления по должностям.

Ограничения на права доступа выражаются, как правило, в отсутствии кнопок команд на выполняемые операции. Но могут выражаться и по другому. Например в виде надписи:

Доступ запрещен

Внимание! Необходимо понимать, что администраторы портала и системы имеют технически полный доступ ко всем документам и файлам.

Для решения каких-то задач бывает необходимо сделать возможным доступ конкретного сотрудника к документам закрытого раздела на какой-то срок. Например, нужно дать оценку рекламному буклету со стороны технического специалиста. Буклет лежит в документах закрытого раздела. Перекладывать его в общедоступную папку нельзя, могут увидеть многие. Как быть? Такая задача решается просто: дается задание администратору корпоративного портала, и он задает нужному сотруднику права группы на определенный срок.

Битрикс24 позволяет задать для определенных групп пользователей неполные права на доступ. Например, нужно обеспечить порядок, чтобы часть сотрудников отдела могла составлять документы, а часть только читать, но не изменять. С помощью прав это довольно просто реализовать.

Ограничение по функциональным обязанностям

На временной или постоянной основе можно организовать доступ к документам при организации групповой работы.

Необходимо различать понятие группы пользователей корпоративного портала как технический термин и рабочей группы как группы сотрудников.

Группа пользователей – это технический термин и используется только в рамках настройки работы корпоративного портала.

К какой группе (группам) пользователей относится тот или иной сотрудник с публичной части корпоративного портала не видно. Присоединение к той или иной группе пользователей и исключение из нее – это привилегия администратора портала или системы. Присоединение к группе дает определенные права по работе в портале в целом.

Рабочая группа – это организационный, производственный термин и используется в рамках публичной части корпоративного портала.

Сотрудник всегда может узнать к какой рабочей группе (группам) он относится. Присоединение к Рабочим группам может быть как в добровольном, так и в обязательном порядке. Присоединение к группе дает права только на работу с документами и сервисами данной группы. Для решения какой-либо производственной задачи, организатор создает группу со статусом закрытая. После этого, все документы, обращающиеся внутри группы, станут видны только участникам группы. И никому другому.

Ограничение на конкретный файл

Битрикс24 позволяет задать права доступа на каждый отдельный файл как в рамках Диска (Библиотека документов), так и в рамках социальной сети.

Права на доступ к файлам можно задавать для групп пользователей, для конкретных пользователей с выбором из структуры или по поиску, по группам социальной сети (то есть рабочим группам) либо по ролям (закладка Другое). Кроме того, возможно ограничение доступа по времени и паролю, если используются Публичные ссылки.

Права на доступ к файлам в Диске

Подробнее о назначении прав доступа к папкам и файлам в Диске можно прочитать в статье Мой диск: права и общий доступ.

Социальная сеть:

В социальной сети в Рабочей группе так же можно задать права доступа на файлы или папку:

Управление проектами в Битрикс24

Проектное управление Битрикс24 — это набор инструментов для продуктивной и эффективной работы компании.

Ранее мы рассмотрели задачи в Битрикс24, их возможности и преимущества. В данной статье остановимся на проектах для коллективной работы с распределением задач разного формата.

Наиболее популярные проекты на сегодняшний день:

  • Разработка рабочей веб-страницы (сайта);
  • Проведение рекламной акции или кампании;
  • Переезд организации в новое здание или офис.

Проект-менеджер — это координатор группы, между участниками которой распределяются задачи. Его обязанности:

  1. Управление временными рамками и сроками;
  2. Ответственность за коммуникативную часть проекта;
  3. Управление выделенными на проект денежными средствами;
  4. Работа над всеми изменениями;
  5. Управление группой работников в целом.
Проекты в Битрикс24

Управление проектами в Битрикс24 минимизирует время на создание задач, распределение их между исполнителями и облегчает контроль над выполнением проекта.

Проекты в Битрикс24 включают все необходимые инструменты, позволяющие создавать группы для контрагентов. Для каждого пользователя создается отдельная или коллективная задача, при необходимости загружаются файлы и документы, указываются крайние сроки завершения задач. Сотрудники, не имеющие доступа к группе, не могут просматривать ее содержимое. Все действия происходят онлайн. Руководитель проекта управляет ходом выполнения работ со своего компьютера или смартфона.

После распределения задач можно оценить влияние заданий друг на друга, отслеживать сроки выполнения и возможные риски с помощью диаграммы Ганта.

Например, создадим проект Маркетинг и посмотрим список задач в Ганте.

Создание проекта

Как создать проект в Битрикс24

Найдите в меню своего корпоративного портала Битрикс24 «Задачи и проекты» > Проекты > Добавить проект.

Как добавить проект

Здесь вы можете выбрать формат будущего проекта или группы:

  • Открытый проект/группа – доступен для всех пользователей портала;
  • Закрытый проект/группа – видят только приглашенные участники, вступить в проект можно исключительно по приглашению;
  • Внешний проект/группа – для внешних (экстранет) пользователей, вступить в проект можно только по приглашению. Экстранет доступен только на тарифе «Компания» или в коробочной версии системы от 50 бизнес-пользователей.

Выбор вида проекта

Создание проекта происходит по аналогии с созданием задач в Битрикс24.

Введите название проекта, укажите сроки, пригласите сотрудников, выберите необходимые возможности и выполните все прочие настройки.

Создание группы или проекта

К проекту можно:

  • прикрепить задачи (пошаговый алгоритм читайте в статье Работа с задачами в Битрикс24),
  • создать внутренний чат,
  • отметить события в календаре,
  • и прочее.
Сопутствующие инструменты

Менеджмент для руководителя станет еще более простым и эффективным благодаря использованию дополнительных функций при разработке проектов:

  1. Календарь. На экран выводится единый календарь со всеми сроками, которые даются сотрудникам на выполнение своих задач. С помощью календаря можно регулировать уровень нагрузки пользователей. Еще одно достоинство — сравнение программ, которое позволяет сравнивать календари на разных устройствах и операционных системах.
  2. Задачи. Отдельный инструмент для создания задач и распределения их между исполнителями. Просмотр текущих задач доступен в режиме список, в Моем плане, Ганте или Канбане. Подробнее в статье.
  3. Основное. Здесь можно писать важные и срочные сообщения, ставить пользователям задачи, создавать опросы, прикреплять файлы и оставлять благодарности как в Живой ленте.
  4. Чат. Моментальный обмен сообщениями между сотрудниками.
  5. Диск. Диск создает хранилище для файлов конкретного проекта: рабочей документации, расчетов, отчетов, информационных статей и прочего. Доступ к Диску можно отрегулировать для всех участников группы или конкретных лиц.
  6. Сообщения. Мгновенное оповещение всех участников группы о нововведениях, изменениях и так далее.
  7. Приложения. Здесь хранятся необходимые для реализации проекта приложения.
Отчетность в проектах Битрикс24

Отчеты в Битрикс24 позволяют руководителю контролировать выполнение работ и просматривать любые сводные данные в режиме реального времени. В отчетах можно наблюдать за деятельностью сотрудников и движением проекта в целом. Для этого перейдите в раздел «Руковожу». С помощью автоматизации управления проектами можно упростить работу коллег и значительно увеличить ее эффективность.

Для просмотра отчетов по проектам выберите в меню «Задачи и проекты» > Руковожу > Еще > Отчеты.

Список отчетов

Система управление проектами в Битрикс24 – удобно, эффективно и быстро! В проектах вы можете добавлять новые задачи, приглашать в группы внешних пользователей – заказчиков, покупателей, удаленных сотрудников, а также пользователей портала, следить за выполнением работы, оптимизировать свой бизнес и улучшить сервис.

Остались вопросы? Звоните +7 (495) 118-39-18 или заполните форму ниже! Специалисты ПУСК оперативно придут на помощь.

Заказать обратный звонок

Коробка: группы пользователей

Внимание! Необходимо делать различия между понятиями группа пользователей и рабочая группа в Битрикс24. Рабочая группа – это сотрудники, собранные для решения какой-либо задачи в рамках этой группы. При этом они могут принадлежать разным группам пользователей.

Управление группами пользователей

Управление группами пользователей в коробочной версии Битрикс24 выполняется на странице Настройки > Пользователи > Группы пользователей:

Группы пользователей

Для добавления новой группы служит кнопка Добавить группу, расположенная на контекстной панели. Перейти к редактированию параметров группы можно с помощью двойного клика левой кнопкой мыши по соответствующей записи либо с помощью пункта Изменить в контекстном меню.

Группы пользователей

Примечание: Подробное описание формы создания и редактирования группы приведено в пользовательской документации продукта.

Обязательные группы пользователей

В системе существует 3 обязательные группы пользователей: Все пользователи, Сотрудники и Администраторы:

  • по умолчанию к группе Все пользователи относятся все незарегистрированные посетители Битрикс24, обладающие правом только на просмотр публичных страниц сайта (кроме страниц закрытых разделов);
  • в группу Сотрудники должны входить все пользователи портала, чтобы иметь доступ и минимальные права для работы на портале. Для того, чтобы повысить уровень прав пользователя (перевести в другую группу пользователей), необходимо включить его в состав двух групп: Сотрудники и требуемой группы. Другими словами, смена прав для пользователя на портале выполняется путем добавления его в соответствующую группу, но без исключения из группы Сотрудники.
  • к группе Администраторы относятся администраторы портала, обладающие полным набором прав на доступ к управлению системой (в том числе, доступом к управлению правами других пользователей).

Параметры данных групп пользователей могут быть изменены (название, описание, уровень прав для группы Все пользователи), но сами группы не могут быть удалены из системы.

Добавление в группу пользователей

Добавление пользователей к той или иной группе выполняется в форме настройки параметров учетной записи пользователя на закладке Настройки > Пользователи > Список пользователей:

Добавление в группу пользователей

С помощью полей Период активности можно указать период привязки пользователя к той или иной группе. По истечении указанного периода, пользователь будет отписан от соответствующей группы, однако бюджет пользователя сохраняется в системе.

Внимание! Необходимо помнить, что задание прав для групп производится не только в закладке Доступ при создании или редактировании группы. В каждом отдельном информационном блоке может быть задан свой уровень доступа для групп. Кроме того, можно через свойства страницы или раздела задать права доступа, отличные от тех, что заданы на закладке Доступ.

Советуем прочитать:

  • Пользователи и авторизация
  • Управление доступом

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *