Что регистрирует объект документ в 1с
Перейти к содержимому

Что регистрирует объект документ в 1с

  • автор:

Требования к проведению документов

Область применения: управляемое приложение, мобильное приложение, обычное приложение.

1. Документы предназначены для ввода первичной информации, связанной с регистрацией событий, воздействующих на учитываемые в системе показатели. Например, при автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия – это учет различных хозяйственных операций; в системах управления производственными процессами – регистрация производственных операций и т. д.

2.1. Регистрация события в системе (т.е. отражение его в учете) выполняется с помощью проведения документа. Большинство документов должны проводиться (свойство Проведение установлено в значение Разрешить ).

Логически, непроведенный документ отличается от проведенного тем, что непроведенный документ является «черновиком», не отраженным в учете. Такие документы могут быть сохранены в системе, даже если они не полностью или вообще не заполнены; к ним не применяются никакие проверки и ограничения бизнес-логики (проверки заполнения, дат запрета изменения и т.п.). Данные таких документов не отражаются в учете (не выводятся в отчетах и т. п.)

В то же время, проведенный документ – это «чистовик», формирование и обработка которого завершены и по поводу которого принято решение, что данный документ должен участвовать в учете.

2.2. Если жизненный цикл документа состоит из нескольких этапов, которые соответствуют этапам некоторого процесса, то для описания этих этапов у документа могут быть введены дополнительные статусы. Например, документ Заказ клиента может иметь статусы: Не согласован , К обеспечению , Закрыт ; документ Расходный кассовый ордер – сначала зарегистрирован в журнале регистрации кассовых ордеров ( КО-3 ), затем подписан главным бухгалтером (руководителем), передан в кассу, затем зарегистрирован в Кассовой книге, подписан главным бухгалтером (руководителем).

В таких случаях, проведение документа соответствует моменту первичного отражения события в учете, а статусы проведенного документа уточняют, как именно событие отражено в учете.

Если документ проведен, то при переводе документа между статусами пользователям может быть предложено дозаполнить определенные данные документа, к этим данным могут быть применены определенные проверки и ограничения бизнес-логики, специфичные для каждого этапа. До момента проведения, перевод «черновика» документа по статусам не контролируется системой.

Примеры поведения документов с многоэтапным отражением в учете:

  • для проведенного документа Заказ клиента :
    • при переводе в статус Не согласован система контролирует только основные параметры заказа;
    • при переводе в статус К обеспечению – обязательно для заполнения поле Дата отгрузки , так как логисту необходима информация, к какой дате нужно привезти заказ;

    2.3. Исключение из этого правила («большинство документов должны проводиться») составляют

    • документы, которые не предназначены для отражения событий в учете. С помощью таких документов только регистрируют различные события с привязкой ко времени: например, входящую корреспонденцию, звонки, встречи и т.п.
    • отдельные документы, технология проведения которых сильно отличается от технологических возможностей платформы, но которые должны выглядеть для пользователя так, как будто они проводятся. Например, это документы Операция (бухгалтерский и налоговый учет) – для ввода операций вручную, Регламентная операция – для выполнения операции закрытия месяца с возможностью ручной корректировки движений и т.п.

    Такие документы не проводятся.

    2.4. В случае если пользователь должен выполнять регистрацию события в системе и отражение его в учете за одно действие, необходимо записывать новый документ в режиме проведения.

    При этом недопустимо решать эту задачу другими способами, в частности, с помощью отключения проведения у документа.

    3. При отражении события в учете может возникнуть необходимость сформировать «вторичные» данные, со сложными привязками к моментам времени, периодам и к другим объектам системы. В этом случае следует помещать такие данные в регистры. Формирование движений по регистрам следует выполнять при проведении: автоматически или вручную.

    При автоматическом формировании движений, пользователь вводит информацию о событии в данные документа, а при проведении на основе введенной в документ информации генерируются движения в различные регистры. Например, для бухгалтерских операций происходит формирование проводок.

    При ручном формировании движений, пользователь вводит данные непосредственно в регистры. Такие документы обычно называются ручными операциями. Они могут использоваться для введения начальных остатков, или для ввода хозяйственных операций, которые не были предусмотрены разработчиком конфигурации.

    4. В отдельных случаях, формирование движений может выполняться отдельным документом. Это востребовано в случае схожей обработки разных видов документов, групповой обработки или реализации сложных бизнес-процессов, требующих явного разделения функций исполнителей. Тогда разные стадии отражения событий в учете реализуются не переходом по статусам у одного документа, а разными документами, которые вводятся на основании друг друга. В этой цепочке только определенные документы при проведении формируют движения.

    Например, рассмотрим ситуацию, когда платежное поручение формируется в финансовом отделе, и при этом бухгалтер при проведении не должен изменять первичный документ. В этом случае, документ Платежное поручение не делает движений, а движения по платежному поручению формируются отдельным документом Списание с расчетного счета , который специально предназначен для автоматизированного формирования движений.

    5. Непроведенные и помеченные на удаление документы не должны иметь активных движений.

    6. Даже если документ не формирует движений, он должен проводиться, чтобы логически отличаться от «черновика».

    7.1.1. В случае, если в документе не менялись данные, влияющие на проведение (например, изменили только значение реквизита Комментарий ) проведение проведенного ранее документа, не должно приводить к изменению его движений.

    Исключением из этого правила могут быть случаи, когда движения по регистру полностью или частично формируют внешние по отношению к документу алгоритмы (см. п.4).

    7.1.2. При разработке алгоритмов формирования движений нужно стремиться избегать решений, когда результат формирования движений зависит от состояния учетных регистров, например, от остатков, т.к. в этом случае результат проведения будет зависеть от последовательности ввода документов.
    Исключением из этого правила могут быть отдельные, обоснованные случаи, когда сама суть алгоритма заключается в анализе последовательности, как, например, в алгоритмах реализующих партионный учет.

    7.2. Для реализации поведения, описанного в п. 7.1, документы при формировании движений должны по максимуму опираться на данные, которые хранятся в этом документе. Данные, которые в документе не сохраняются, должны быть защищены от изменения. Это достигается реализацией следующего комплекса мер.

    7.2.1. Если поддерживается изменение пользователем внешних, по отношению к документу, данных (например, реквизитов НСИ), влияющих на формирование движений, то значения этих реквизитов должны быть сохранены в документах.

    В противном случае изменение этих данных должно быть заблокировано. В конфигурациях на основе Библиотеки стандартных подсистем для этого рекомендуется использовать возможности механизма Запрет редактирования реквизитов .

    Исключения из этого правила описаны в п. 7.1.2.

    7.2.2. Нужно стремиться, чтобы настройки программы (например, значения функциональных опций) оказывали наименьшее влияние на формирование движений. Тогда пользователь сможет свободно менять эти настройки.

    Некоторые приемы для достижения такого поведения

    • указание даты начала действия настройки (периода действия) и учет этой даты в алгоритмах формирования движений;
    • заполнение отключенных по настройкам обязательных полей значениями по умолчанию: тогда пользователь сможет свободно включить настройку, ограничения будут связаны только с отключением такой настройки;
    • формирование движений без учета настройки и дополнительные меры в объектах, которые отображают информацию из учетных регистров. Например, значение измерения регистра накопления всегда пишется одинаково, но отчеты по этому регистру измерение скрывают, если оно отключено.

    7.2.3 Если все меры по исключению зависимости формирования движений от настроек программы исчерпаны, то необходимо предусмотреть одну из мер:

    • автоматическая обработка данных, которая запускается в фоне после изменения пользователем настройки. О запуске такой обработки пользователя нужно предупреждать перед редактированием настройки;
    • обработка данных, которая запускается пользователем вручную. Перед редактированием настройки пользователя нужно уведомлять о необходимости запуска обработки. Так же необходимо в интерфейсах, которые могут оперировать данными, подлежащими обработке (например, в отчетах) предупреждать пользователя, о необходимости запуска обработки;
    • если предусмотреть обработку данных не представляется возможным, то при редактировании настройки необходимо предупреждать пользователя о том, что это делать не рекомендуется после начала ведения учета.

    При этом допустимо поведение, когда реакция программы на включение и отключение настройки будет разной. Например, включение настройки проходит без предупреждения, а отключать ее не рекомендуется.

    7.3. При изменении логики формирования движений для обеспечения выполнения условий п.7.1 необходимо предусмотреть обработчики обновления информационной базы либо поддерживать для существующих на момент обновления документов старые алгоритмы формирования движений.

    8 . Для большинства событий отражение в учете может быть обратимым. В таком случае, для этого следует использовать механизм отмены проведения документов.

    См. также

    • Имена объектов метаданных в конфигурациях
    • Порядок записи движений документов
    • Самодостаточность регистров

    Документы

    Документы — это прикладные объекты конфигурации. Они позволяют хранить в прикладном решении информацию о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в «жизни» предприятия вообще. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу, счета, платежные поручения и т. д.

    Структура документа

    Каждый документ характеризуется номером, датой и временем. Система поддерживает режим автоматической нумерации документов, при котором она самостоятельно может генерировать номер для нового документа. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности номеров документов, не разрешая создавать документы с одинаковыми номерами:

    Документы

    Система автоматически поддерживает режим, при котором уникальность номеров и автоматическая нумерация могут выполняться в пределах определенного периода (день, месяц, квартал, год). Например, если периодичность установлена год, то с нового года система опять начнет нумерацию указанных документов с 1.

    Важными характеристиками документа являются дата и время. Они позволяют установить строгую временную последовательность совершения операций. Таким образом, документы могут отличаться друг от друга не только номером, но и своим положением на временной оси. В результате всегда можно сказать, какая из двух операций была совершена раньше.

    Помимо номера, даты и времени, каждый документ, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот документ. Например, для документа Поступление товаров и услуг это может быть информация о поставщике товаров (контрагенте), складе, на который приходуются товары и т. п. Набор такой информации является одинаковым для всех документов конкретного вида, и для ее хранения служат реквизиты документа:

    Документы

    Кроме этого, каждый документ может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных документов. Например, для документа Поступление товаров и услуг это может быть информация о товарах, поступивших на предприятие (наименование, количество, и т. д.), серийных номерах и возвратной таре. Для хранения подобных данных служат табличные части документа:

    Документы

    Проведение документа

    Важным свойством документа является возможность его проведения. Если документ проводится, то он может изменить состояние тех или иных учитываемых данных. Если же документ не является «проводимым» это значит, что событие, которое он отражает, не влияет на состояние учета, который ведется в данном прикладном решении.

    Например, документ Поступление товаров и услуг при своем проведении может вносить изменения в состояние расчетов с поставщиками, в учет остатков товаров, в состояние заказов покупателей и другие учетные данные:

    Документы

    Для документа Коммерческое предложение контрагенту напротив, проведение может быть запрещено, потому что этот документ никак не влияет на состояние учета:

    Документы

    Конструктор движений

    Алгоритм, на основании которого документ вносит те или иные изменения в состояние учетных данных при своем проведении, описывается средствами встроенного языка на этапе разработки прикладного решения. Система содержит конструктор движений, который помогает разработчику создавать алгоритмы проведения документа. Подробнее…

    Формы документа

    Для того чтобы пользователь мог просматривать и изменять данные, содержащиеся в документах, система поддерживает несколько форм представления документа. Система может автоматически генерировать все нужные формы документа. Наряду с этим разработчик имеет возможность создать собственные формы, которые система будет использовать вместо форм по умолчанию:

    Документы

    Форма списка

    Для просмотра документов одного вида используется форма списка. Она позволяет выполнять навигацию по списку документов, задавать временной интервал отображаемых документов, добавлять, помечать на удаление и удалять документы. Форма списка позволяет выполнять сортировку и отбор отображаемой информации по нескольким критериям:

    Документы

    Форма документа

    Для просмотра и изменения данных отдельных документов используется форма документа. Как правило, она представляет данные в удобном для восприятия и редактирования виде:

    Документы

    Форма выбора

    Кроме этих двух форм для документа поддерживается форма выбора конкретных документов из списка. Она, обычно, содержит минимальный набор информации, необходимой для выбора того или иного документа и может использоваться, например, при создании документа Поступление товаров и услуг, в котором должен быть указан заказ поставщику, на основании которого формируется поступление товаров.

    Макеты документа

    Документу могут быть сопоставлены несколько макетов, содержащих данные, необходимые для обеспечения работы документа:

    Документы

    Макеты могут использоваться для формирования печатных форм документа или для отображения дополнительной информации, имеющей отношение к документу:

    Работа с журналами документов

    В данном разделе будут рассмотрены особенности работы с журналами документов и даны некоторые рекомендации по их разработке.

    Журнал документов как вторичные данные

    Основной особенностью журналов документов в 1С:Предприятии 8.1 является то, что журналы — вторичные данные не несущие никакой первичной информации и представляющие собой не более чем еще одно представление списка документов. Эта особенность журналов документов и определяет их поведение.

    При реструктуризации

    Таблица журнала документов имеет следующий состав полей:

    «Ссылка» — ссылка на регистрируемый в журнале документ;
    «Дата» — дата регистрируемого документа;

    «Номер» — номер регистрируемого документа, поле существует, если хоть один из регистрируемых документов имеет номер с длиной отличной от нуля;

    «ПометкаУдаления» — пометка удаления регистрируемого документа;
    «Проведен» — пометка проведенности регистрируемого документа;

    Поля, соответствующие графам документа — содержимое соответствующих реквизитов регистрируемых документов.

    При сохранении конфигурации информационной базы, реструктуризация журналов документов выполняется в тех случаях, когда:

    Изменяется состав граф журнала документов или состав включенных в графы реквизитов документов;
    В журнал включается еще один существовавший ранее вид документов;
    Из журнала исключается вид документов;
    Изменяется тип или длина номера документа, включенного в журнал;
    Изменяется тип реквизита документа, включенного в одну из граф документа;
    В журнал включается вид документов, созданный при текущем сеансе конфигурирования.

    Первые три случая реструктуризации возникают при манипуляциях с самим журналом или подчиненными ему объектами конфигурации — графами журнала.

    Случаи 4 и 5 возникают при манипуляциях с документами, включенными в журнал и тоже вполне объяснимы.

    Реструктуризация журнала из-за добавления в него нового для данной конфигурации документа (т.е. такого, по которому пока еще нет данных) на первый взгляд не нужна и требует некоторого комментария. Действительно, изменения данных в журнале документов при таких обстоятельствах не требуется, но следует учитывать влияние каждого включенного в журнал документа на тип поля «Номер», тип поля «Ссылка» и, возможно, тип полей, соответствующих графам журнала.

    Например, даже включение в журнал документа, который не отображается в графах журнала, может привести к тому, что поля граф журнала теперь должны поддерживать тип Неопределено . Если в журнале отображался только один вид документов, то добавление в него еще одного документа также приведет к необходимости реструктуризации, даже если типы полей, соответствующих графам журнала и тип поля «Номер» при этом не изменились. Это связано с тем, что поле «Ссылка» ранее имевшее тип ДокументСсылка. теперь должно поддерживать хранение ссылок на документы разного вида.

    При тестировании и исправлении информационной базы

    Действия, которые выполняются при тестировании и исправлении журнала документов также следует из его «вторичности». Проверяется соответствие записей журнала и записей таблиц документов. При этом, если данные рассогласованы, то при исправлении информационной базы выполняется «дозаполнение» журналов по таблицам документов и, наоборот, удаление записей журнала, которые не соответствуют таблицам документов.

    При записи документов

    При записи документов в одной транзакции с записью документов выполняется запись строк во всех журналах, в которых документ регистрируется. Такая регистрация в журналах выполняется:

    при записи новых документов;

    при записи документов, у которых есть любые изменения в реквизитах самого документа (изменения в табличных частях не приводят к необходимости «перерегистрации» в журналах документов).

    Кроме того, к изменениям реквизитов документа можно отнести:

    изменение даты документа;
    изменение номера документа;

    Во всех этих случаях также выполняется «перерегистрация» во всех журналах документов, в которых регистрируется документ.

    Удаление документов, разумеется, также будет выполняться с удалением в той же транзакции соответствующих записей журналов документов.

    Рекомендации по конфигурированию

    Число документов, регистрируемых в одном журнале, не ограничено. В одном из журналов документов могут регистрироваться даже все документы конфигурации. Но, при принятии решения о числе видов документов, регистрируемых в журнале, следует помнить о зависимости такой характеристики, как параллельность работы пользователей, от наличия в ней таких журналов, которые охватывают все или большую часть видов документов. Особенно это касается работы в файловом варианте информационной базы. Необходимость заблокировать при записи документа таблицы всех журналов, в которых он регистрируется, приводит к последовательной записи таких документов. Можно сказать, что создание журналов документов, регистрирующих все или большую часть видов документов, допустимо только для конфигураций, которые заведомо рассчитаны на небольшое число одновременно работающих пользователей.

    Число журналов, в которых может регистрироваться один вид документа, также не ограничено. Тем не менее, не рекомендуется злоупотреблять этой возможностью и не регистрировать документы в большом числе журналов. Такая регистрация несколько «утяжеляет» процедуру записи и удаления документа. Для документов, которые не имеют табличных частей, накладные расходы на регистрацию документа в журналах могут быть сопоставимы с расходами на собственно запись документа, и даже превышать их.

    Оптимизация отбора по графам журнала

    То, что журналу документов соответствует реальная таблица информационной базы, приводит к возможности индексирования граф журнала документов. Эта особенность позволяет, например, оптимизировать отбор по графе журнала в списке журнала документов. Так, для журнала, в котором отображаются все документы взаиморасчетов с контрагентами, можно оптимизировать отбор по контрагенту, а для журнала кадровых документов — оптимизировать отбор по работнику.

    Описанные в данном разделе особенности имеют отношение к реализации журналов документов в версии программы 8.0.10 и более поздних версиях.

    Объекты 1С «Документы»

    Объект 1С «Документы» — объект метаданных, с помощью которого в прикладном решении хранится информация о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в «жизни» предприятия вообще. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу, счета, платежные поручения и т.д.

    Каждый созданный документ в конфигурации создается для отражения своего типа операции (например, поступление товаров, списание товаров и т.д.).

    1. проводиться;
    2. просто записываться.

    Состояния документа 1С:

    • не помечен на удаление и не проведен;
    • не помечен на удаление и проведен;
    • помечен на удаление и не проведен.

    Объект встроенного языка «Момент времени» содержит дату проведения документа и ссылку на него, что позволяет однозначно идентифицировать положение документа на временной оси .

    Значения свойств «Дата» и «Ссылка» реальных полей таблицы документа определяют его хронологическую позицию среди других документов.

    Структура документа в 1С

    Каждый документ 1С содержит:

    1. номер ;
    2. дату и время (позволяют установить строгую временную последовательность совершения операций);
    3. набор реквизитов (набор информации, которая является одинаковой для всех документов этого конкретного вида);
    4. табличные части (набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных документов этого конкретного вида);

    Рекомендуется устанавливать строковый тип номера, так как в дальнейшем возможно потребуется указывать в номере и префикс организации.

    Таким образом, документы могут отличаться друг от друга не только номером, но и своим положением на временной оси (моментом времени). В результате всегда можно сказать, какая из двух операций была совершена раньше.

    Пример программного получения момента времени:

    Процедура ПолучитьМоментВремени ( Команда )
    ПолучитьМоментВремениНаСервере ( Объект . Ссылка ) ;
    КонецПроцедуры
    Процедура ПолучитьМоментВремениНаСервере ( Ссылка )
    Если Ссылка . Пустая ( ) Тогда Сообщить ( «Документ не записан!» ) ;
    ДокументОбъект = Ссылка . ПолучитьОбъект ( ) ;
    МоментВремен и = ДокументОбъект . МоментВремени ( ) ;
    Сообщить ( МоментВремени ) ;
    КонецПроцедуры

    Нумерация документов 1С

    Возможные значения свойства «Периодичность»:

    • Непериодический;
    • В пределах года ( как правило , означает, что в новом году нумерация документов начнется сначала);
    • В пределах квартала;
    • В пределах месяца;
    • В пределах дня.

    Реквизиты и табличные части документа 1С

    Помимо номера, даты и времени, каждый документ, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот документ. Например, для документа «Поступление товаров и услуг» это может быть информация о поставщике товаров (контрагенте), складе, на который приходуются товары и т.п. Набор такой информации является одинаковым для всех документов конкретного вида, и для ее хранения служат реквизиты документа .

    Кроме этого, каждый документ может содержать некоторый набор информации, которая не имеет объектной сущности , одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных документов. Например, для документа Поступление товаров и услуг это может быть информация о товарах, поступивших на предприятие (наименование, количество, и т.д.), серийных номерах и возвратной таре. Для хранения подобных данных служат табличные части документа .

    Реквизиты и табличные части документа 1С

    Система 1С поддерживает:

    • режим автоматической нумерации документов (автоматической генерации номера для нового документа);
    • осуществление контроля уникальности номеров документов, не разрешая создавать документы с одинаковыми номерами (флаг «Автонумерация» на вкладке «Нумерация»);
    • автоматический режим, при котором уникальность номеров и автоматическая нумерация могут выполняться в пределах определенного периода (день, месяц, квартал, год). Например, если периодичность установлена год, то с нового года система опять начнет нумерацию указанных документов с 1.

    Иногда возникают ситуации, когда для нескольких видов документов необходима сквозная нумерация. Для этих случаем в системе предусмотрен такой объект как нумератор.

    Проведение документа 1С

    Движения документа – это записи в регистрах, которые создаются в процессе проведения документа и отражают изменения, производимые документом.

    Важным свойством документа является возможность его проведения:

    • если документ проводится , то он может изменить состояние тех или иных учитываемых данных, и как правило, при проведении создает записи в регистрах сведений, регистрах накопления, регистрах бухгалтерии, регистрах расчета, тем самым внося изменения в учет организации;
    • если же документ не является «проводимым», значит, что событие, которое он отражает, не влияет на состояние учета, который ведется в данном прикладном решении (документы, у которых запрещено проведение, обычно используются как печатные формы, например: счет, доверенность и т.д.).

    Если флаг «Проведен» у документа установлен в «Истина», то для системы это означает, что документ проведен (в общем списке такие документы выделены соответствующей пиктограммой). С точки зрения логики программы проведенный документ может влиять на отчетность (финансовый результат компании).

    Когда происходит интерактивное или программное проведение срабатывает процедура ОбработкаПроведения () , которая находится в модуле объекта документа.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *